RPAとは、「Robotics Process Automation」の略であり、ロボットを使用して業務プロセスの自動化を行うことを指しています
RPAを導入する際には、マウス操作やキーボード入力などの操作手順を記録させることにより、その作業を高速・正確に実行できるようになるため、現在行っている作業を効率化させ、生産性をアップさせられるでしょう。操作手順を記録させる作業については、プログラミング等の知識は必要ないという点もPRAの特徴です。
また、人が行っていた作業を自動で行ってくれることから、連続稼働ができる、同じ間違いを繰り返さない、さらに業務の手順が変わった場合でもRPAツールで簡単な修正を行うだけで新しい手順の作業を正確に実行できるといった点などが特徴といえるでしょう。
さらに幅広い業務に対応できる点もRPAツールの利点。業務の洗い出しをしっかりと行ってみることで、自動化できる業務を多数見つけられる可能性もあります。このようにRPAを導入することにより業務効率の向上が期待できるといえるでしょう。
RPAはパソコンのみで完結する作業を自動化するのに適しています。例えばExcelのみを使用する作業はもちろんですが、ExcelとWordを使ったり、いくつかのクラウドサービスをまたいで行う作業についても自動化が可能です。しかし、手順の途中で手作業が発生してしまうようなものだとそこでいったん自動化が止まってしまうことになります。
この点からRPAを導入して自動化を行う際には、人の手作業が含まれる作業よりも最初から最後までパソコンで行われる作業を自動化の対象とすることがおすすめです。
毎週行うレポート作成や、毎月発生する請求書管理・賃金の計算作業など、定期的に発生する作業も、RPAでの自動化に向いている作業といえます。これは、めったに発生しない作業を自動化するよりも、定期的に処理をする必要がある作業を自動化した方が導入効果は高いといえるためです。
以上の点から、定期的に繰り返している業務にはどのようなものがあるのか、その業務には現在どれくらいの時間を費やしているのかといった点をまず洗い出してから、どの作業を自動化の対象にするのかを検討すると良いでしょう。
RPAの特徴として、定型的な作業が得意という点も挙げられます。その反面、変則的な作業やその状況に合わせた判断が求められる作業については自動化に向いていないといえます。
この点から、業務の中で手順が定型化されている作業を自動化の対象とすることがおすすめです。特に「毎回最初から最後まで同じ手順で行っている、定期的に発生する作業」の自動化が行えれば、高い導入効果が期待できます。
手順の中で扱うデータがデジタルのみの作業も、RPAで自動化させやすいといえるでしょう。前述の通り、PRAは最初から最後までパソコンを使った作業の自動化に向いているという特徴があることから、例えば手書きの書類のようにデジタル化されていないデータの処理を自動化させるのは難しいです。
以上から、業務の中でどの作業を自動化させるかを考える場合には、扱うデータがデジタルかどうかといった点をしっかりと確認しておくこともポイントです。
例えばデータの入力や大量の顧客リストの収集など、単純な業務だったとしても扱うデータの量が多ければその分手間がかかることになります。このように、大量のデータを扱う作業の自動化できれば、担当者の負担を大幅に軽減できます。そのため、自動化の対象業務を選択する場合には、扱うデータ量についても考慮しながら検討することがおすすめといえます。
現在手作業で大量のデータ入力を行っている場合には、RPAによって業務の効率化を図れるでしょう。人の手で行うデータ入力はやはりスピードに限界がある点に加え、どうしても入力ミスが発生する可能性もあります。
しかし、RPAで自動化すれば人の手よりも早く作業を行える点に加え、大量のデータ入力を一定のスピードでミスなく行えますので、大幅な業務の効率化につなげられるといえるでしょう。
経費精算は毎月発生する業務のひとつといえますが、申請方法が煩雑だったり手間がかかるなどの理由により、どうしても後回しになりがちな作業でもあります。また、人の手で申請書の作成などを行う場合には入力ミスなども発生しやすいことから、RPAで自動化することによってミスなく申請書類を作成できる点は大きなメリットといえるでしょう。
さらにミスが少なくなるため経理での確認作業の負担も軽減されるといった面もあります。加えて、会計システムへのデータ入力を自動化する、といった対応も可能です。
請求書処理も毎月行う業務のひとつであるため、RPAによる自動化を検討したい業務です。例えば請求書の作成そのものはもちろん、指定のフォルダに請求書のPDFを保存するといったことも可能になります。
自動化を行えば1件1件手作業による入力を行う必要がなくなり、入力ミスによる請求間違いなどの発生リスクを下げることが可能となります。この点から経理担当の業務負担の軽減が行えるとともに、心理的な負担の軽減にもつなげられるでしょう。
企業にとって反社チェックは会社を守るために重要な業務のひとつといえます。しかし、人の手ですべての取引先のチェックを１から行うとなると非常に時間がかかることから、担当者の負担も大きくなります。
そこでRPAを活用すれば、取引先の社名や代表者の氏名の検索を行い、その結果をスプレッドシートなどに格納することが可能となります。担当者は格納された情報を確認し、その中で疑わしい情報のみをピックアップしてより詳しい調査をする、といったように効率的にチェックを行えるようになります。
注文書作成業務は、入力ミスなどのヒューマンエラーや属人化が起こりやすい業務です。また、部門間でリアルタイムでの情報共有ができていないことによる無駄な確認作業やミスも課題となっています。
注文書作成業務も自動化に適した業務のひとつです。RPAツールで注文書作成手順を実行させることで、手入力によるミスの発生を防ぎます。また業務が属人化することがありません。リアルタイムで情報更新されることもメリットです。
顧客管理表の作成をExcelで行っている会社は多いですが、Excelではデータの活用に限界があります。顧客管理表の作成をRPAで自動化すれば、蓄積したデータの分析や戦略的活用がしやすくなります。Excelで起こりがちな入力の順番待ちが発生しないだけでも、ストレスが軽減するでしょう。
面倒な入力作業を削減でき、本来の業務である顧客のフォローに集中できることは、業績にも直結する大きなメリットです。プログラミングの知識不要で、高度な分析まで自動化できます。
レセプトチェックは、AI技術を搭載したRPAでの自動化が検証されている業務のひとつです。レセプトチェックの業務である受給者番号のチェックは、リストとの照合が大きな負担になっています。リストの取り込みから照合までRPAが自動化できるため、人が行うチェック作業を大幅に削減可能です。
レセプト関連の入力業務の他、カルテや問診表の取り込み、検査結果の入力、病床管理、診療予約管理などの業務にRPAを導入する医療機関が増えています。
単純作業は、人が行うとミスが発生しやすいことからも、早急に自動化を検討したい業務です。RPAツールは、転記や情報収集、データ加工などの単純作業の自動化を得意としています。WEBの検索など、自動化できる範囲が広いことが特徴です。
RPAツールで単純作業を自動化すれば、ミスが起こりません。一度覚えた作業は繰り返し実行しつづけるため、夜間の稼働も可能。残業を減らせます。業務が属人化することがなくなり、退職リスクも軽減します。
企業では1日のうちに数多くのメールの送受信を行っています。メールを送信する場合には、「宛名」「件名」「内容」を記入し、さらに間違いがないように確認して送信する必要がありますが、大量のメール送信作業を担当している場合などにはこれらの作業が担当者の大きな負担となっている可能性があります。
そこで、メール送信業務を自動化することにより、業務の効率化を図れるとともに担当者の負担も軽減できます。さらに、メール宛先間違いなどのヒューマンエラーが防げるなどさまざまなメリットが得られます。
会社ではさまざまな事務作業が発生しますが、その中には定型的な業務もあるため自動化を行うことができます。例えば、入力作業やデータの登録、報告書の作成などの作業を自動化すれば、大幅に業務効率につながることが期待できるといえるでしょう。
事務作業を自動化することにより、業務の効率化に加えて働き方の改善につながる点、ヒューマンエラーの防止につながるといったメリットが得られると考えられますが、どの作業を自動化するかをしっかりと吟味する必要があります。
報告書の作成は、例えば会議の前や1日の業務が終了する時など、さまざまなタイミングで行われています。このように頻繁に作成する必要がある報告書ですが、作成作業を自動化することによって大幅に業務の効率化を行える可能性があるといえるでしょう。
特に報告書に売上など詳細のデータを掲載する必要がある場合などは、データの収集・集計・グラフ化などの作業を自動化すれば効率化が図れると同時に、数値の転記ミスや計算間違いなどの人為的なミスの防止ができる点も大きなメリットといえます。
Excelのデータ転記作業は、人の手で行うと非常に時間がかかることに加え、ヒューマンエラーが発生しやすいというリスクもあります。そのため、データ転記作業を自動化することで、作業が効率化できることに加え、ミスの発生も防げます。
自動化を行う場合、Excelの関数を使用する・VBAを使用する、RPAツールを利用するといった3種類の方法が考えられます。それぞれのメリットやデメリットを知った上で、どの方法を使用するか選択することがおすすめです。
データ集計を行う際には、膨大なデータを取り扱う必要があります。そのため、手動で行っている場合にはヒューマンエラーが発生しやすい点、またExcelを使用したデータ集計の場合には、複数人での作業がしにくい、ファイルが属人かしやすいなどの課題があります。
このような問題を解決するためには、集計作業の自動化がおすすめ。例えばBIツールを使用する方法や、RPAツールを導入する方法などが考えられますので、自社のニーズなどに合わせてツールの選定を行っていくと良いでしょう。
手順ややり方、ルールなどが定められており、マニュアル通りに作業を進めていくルーティンワークにはさまざまなものがあります。このようなルーティンワークは、企業の生産性向上を阻害することがある、従業員のモチベーション低下の原因になる可能性があるといった部分が課題として挙げられています。
仕事の進め方が決まっているルーティンワークは、RPAツールを活用することによって自動化することができます。自動化により業務の効率化や人手不足の解消、作業ミスの削減といったメリットが得られるといえるでしょう。
企業によっては、例えば売上のデータなどを毎日システムからダウンロードする、という作業が発生することがあります。毎日決まった時間にダウンロードを行う必要がある場合は、その時間になったらそれまで行っていた業務をストップしてダウンロード作業を行うことになり、担当者の負担となる可能性があります。
このようなケースにおいても、RPAツールを使用することによってダウンロード業務の自動化も可能になります。担当者は他の作業に注力できますので、作業効率がアップするなどのメリットが得られるでしょう。
こちらの記事では、RPAによる自動化が向いているのはどのような業務が挙げられるのかといった点に加えて、具体的にRPAを活用して自動化を行う事例について紹介してきました。RPAは幅広い業務において自動化を行えるツールであり、さらに導入する場合には高度なプログラミングの知識などは必要ないといった点も特徴。直感的な操作によりどのような作業を行うのか、という指示を行えます。
本記事でご紹介してきたほかにも、さまざまな業務にRPAを活用して自動化を行えるでしょう。自動化により業務の効率が大幅にアップするといったことも考えられますので、ぜひ自社ではどのような業務が自動化できるのか、どのような部分にRPAを活用できるのかといった点について検討してみてはいかがでしょうか。
業務を直感的に置き換えることができる画面とシナリオ作成で、現場主体の運用をお助け。
RPAツールを導入して、自社のどの業務を自動化するのか？ワークフローの整理、RPA範囲の洗い出しから取り扱い講習まで基本料金内でコンサル担当がついて 、RPA導入の伴走をしてくれます。
豊富なトリガー機能と700項目に及ぶ自動化機能で全自動かつ複雑な処理にも対応可能。
買い切り型のツールのため、ライセンス費用が掛からず、1年以上の利用と考えると割安に。
基本使用料は無料で、技術サポートの相談時間に応じて金額が発生。マクロを組めるくらいのスキルがあれば、コストをかけずに利用可能。
データ入力、集積・分析、照合、メール、検索などの基本的なRPAに適した業務に対応。タスクスケジューラで半自動的に業務遂行も可能。