反社チェックは、すべての取引先に対して行うことが必要な業務です。さらに新たに契約を結ぶ際にも、契約前に確認が必要となるために非常に手間がかかりますし、担当者にとっては神経を使う業務であるといえるでしょう。このような作業を手作業で行う場合は、インターネットに出ている情報や与信、登記情報などさまざまな情報の確認が必要となります。
このような作業はデータベース会社と契約しての調査も行えますが、もし社内のスタッフのみで行った場合には専任の担当者が必要となり、多くの時間を割くことになります。
しかしこれらの作業を可能な限り自動化することによって効率的なチェックが可能になります。また、担当者の負担の軽減につながります。
まず、自動化を行うにあたってはどのような流れで反社チェックの業務を行っているのかを確認する必要があります。業務の流れを把握したら、その中から自動化が可能な部分はどこなのか検討することができるためです。
もしこのステップを行わずに自動化に取り組んだ場合、必要なステップが抜け落ちてしまう可能性もありますので、丁寧に行っていく必要があるといえるでしょう。また、どれくらいの頻度でヒューマンエラーが起こっているのかという点も確認が必要な部分です。
どのようにチェックを行っているのかを確認したら、担当者はどれくらいの時間をチェック業務に充てているのかという部分も確認しておきましょう。多くの時間を要している作業を自動化の対象とすれば、より大きな効果が期待できるといえます。
また、この点を確認しておくことにより、実際に自動化を行ったときにどれだけの効果が出たのかがわかりやすくなります。
現状ではどの範囲を対象として調査を行っているのか、という点についても確認しておきましょう。例えばインターネットの情報や官報、裁判例情報、SNSの書き込みなどさまざまな範囲が考えられます。自動化を行うにあたっては、どの範囲を調査対象とすれば良いのかをはっきりとさせるために、現状での調査範囲を確認しておくこともポイントのひとつといえるでしょう。
反社チェックを自動化する際に、大量のデータを処理する定型的な作業は自動化に非常に適しています。たとえば、インターネット上の公開情報や、新聞記事データベースの検索、SNSや掲示板での反社関連のキーワード調査などがこれに該当します。
こうした調査は、一度設定した条件に基づいて自動的に大量の情報をスクリーニングできるため、時間と労力を大幅に削減できます。特に、定期的な監視が必要な取引先や、従業員に関する調査では、自動化による効率化が期待できます。
さらに、検索結果の
一方、人間の判断や専門知識が求められる調査は、自動化には向いていません。たとえば、反社の疑いがある企業や人物についての
また、公開されていない情報や非公開データを扱う調査は、自動化が難しい部分です。これらの調査では、インターネットやデータベース上で見つからない情報を調べるために、より深い調査や関係機関への確認が必要となるため、手動の対応が不可欠です。
自動化できる部分とできない部分をうまく分けて運用することで、反社チェックの効率を上げつつ、精度と信頼性を保つことが重要です。
反社チェックに特化したサービスとしては、チェックツールなどが提供されています。これは、取引先の企業や従業員などが、反社会勢力などに関係していないかといった点を確認できるツールとなっています。ツールを使用する場合には、専用の画面で調査したい法人名称・個人名・生年月日などを検索します。
このようなツールでは、行政機関によって公表されている情報や新聞記事、Web記事、SNSなどさまざまな媒体から情報収集を行うことによって独自のデータベースを構築しています。そのデータベースの中から、自社の基準などによって情報の取得が可能です。
ツールの活用によって、自社で独自に調査するよりも格段にスピーディーに調査ができるというメリットがあります。もちろん専門の機関への依頼と比較すると精度は及ばない可能性はあるものの、リスクが高そうかそうではないかといった点を判断することはできるでしょう。
「RPA」とは「Robotics Process Automation」の略であり、ロボットを使用した業務プロセスの自動化を指しています。RPAは定型処理を自動化するといった部分に長けていますが、反社チェックにも活用できます。
実際に調査を行うときの方法としては、「取引社名」と「取引先の代表者名」の検索を実施し、そこでヒットした情報をスプレッドシートなどに格納するといった作業をRPAにより自動化できます。格納された情報を確認し、その中で疑わしい情報があればピックアップしてより詳しく調査する、専門機関に詳しい調査を依頼するといったことによりリスクを排除できると考えられます。
RPAはプログラミングなどの知識がない場合でも、直感的な操作で上記のような作業をロボットに対して指示を出すことが可能となりますし、幅広い業務の自動化を行える点もメリットのひとつです。本記事で紹介しているような反社のチェックのほかにも、自動化したい業務があれば対応できるため、さまざまな部分の効率化に繋げられるでしょう。
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反社チェックの自動化は、具体的な手順に沿って進められます。ここでは、RPAを活用した反社チェックの基本的な流れをご紹介します。
RPAを活用した反社チェックの自動化により、チェック担当者は追加調査が必要な企業のみを確認するだけで済むようになります。
これにより、反社チェックの工数が大幅に削減され、担当者は重要な判断業務に集中できるようになります。さらに、自動化による一貫したチェック精度の向上も期待できるでしょう。
こちらの記事では、反社チェックを自動化するメリットと、自動化するために活用できるツールについてご紹介してきました。反社チェックを人の手で行おうとした場合には、専任の担当者が必要となり、さらに非常に時間がかかるといった面があります。
取引先が増えれば増えるほど作業の負担が増えていきますが、企業を守るためには必須の作業であることから、自動化によって業務の負担を軽減することがおすすめといえます。
本記事でご紹介しているRPAは、直感的な操作で定型作業を自動化できること、さらに幅広い業務に対応が可能であることからおすすめといえる自動化ツールです。
今回は反社チェックの業務に焦点を当ててご紹介していますが、自社の業務の中でほかに自動化ができそうなものがあれば、ぜひ導入してみることがおすすめです。
業務の自動化により、担当者の負担を軽減できる点に加えて、これまでチェックにかけていた時間をその他の業務に費やせるようになりますので、ぜひRPAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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