普段行っている事務作業の自動化により、業務の効率化が図れる点が大きなメリットとして挙げられます。自動化すれば人間の手をかけなくても継続して作業を行えるため、作業にかかるスピードが大幅にアップします。
さらに、これまで大きな負担となっていた事務作業から解放されることにより、その人にしかできない重要な仕事にリソースを割けるようになる点も、自動化を導入するメリットのひとつといえるでしょう。
特に繁忙期など、行うべき作業が大量に発生している場合には残業などによって処理する、といったケースも考えられます。しかし、作業を自動化することによって、これまで作業にかかっていた工数を減らすと事務担当者の負担も大幅に軽減できます。
仕事がスムーズに進めば、残業をする必要もなくなり働き方の改善につなげることも可能です。「事務職は労働時間が長い」「事務職は残業が多い」などのイメージも、自動化によって払拭できるはずです。
大量の作業を繰り返し行う必要がある場合、人間の手で行っているとどうしてもヒューマンエラーによるミスが発生するリスクがあります。しかし作業の自動化を行うと、同じ作業を何時間でも繰り返せるようになります。この点から、同じ作業を人間が行った場合に比べると、ミスが圧倒的に少なくなる点も大きなメリットといえます。
また、ミスが発生した場合には作業の手戻りが発生するために効率が下がってしまいますが、自動化を行えばそういった状況は起こりにくくなります。
事務作業を自動化するためには、いくつかの方法が考えられます。しかし、どの方法を使っても良いわけではありません。自動化したい作業は、どの方法であればスムーズに自動化が行えるのかをしっかりと検討してから実行する必要があります。ここで手段を選び間違えてしまうと、実際に使用する際にエラーが発生してしまったり、途中で処理が止まってしまう、といった可能性もゼロではありません。
まずはどんな手段があるのかを知っておき、その中から自動化したい作業に合った手段を選ぶことが大切です。
事務作業にはさまざまな種類があります。漠然と「自動化したい」と考えているのでは、なかなか業務の効率アップにつなげるのは難しいため、どのような作業を自動化するのかを徹底的に吟味する必要があるといえます。
例えば、担当者の大きな負担となっている業務はどれなのか、また自動化すると大幅に業務効率アップが期待できる作業はどれかなどの視点を持ちながら業務の整理を行い、どの業務を自動化するかを検討していくことがおすすめです。
どの業務を自動化するかを決定したら、次に対象となる業務のフローを明確にしていきます。これは、ツールを使って自動化を行う時に必要となるもので、この部分をしっかりと行っていないと自動化を行った時に手順が一つ抜けていた、うまく自動化できないといった状況に陥りかねません。
いつも行っている業務についても、あらためてフローを書き出してみてください。書き出したら、抜けがないか他の人にチェックしてもらうのもおすすめです。
業務の自動化を行う際には、教育ができる環境を整えたり人員配置を行う必要があります。これは、ツールやシステムの運用を行うにあたって、操作方法について教育を行ったりトラブル対応を担当する人員を置いておくことが大切であるためです。このように、スムーズな運用が可能となる環境を整えておくことも忘れずに行いましょう。
事務作業においてはさまざまな入力作業が発生します。例えばデータの入力作業については、機会が得意とする作業といえますので、ぜひ自動化に取り組みたい部分といえます。さらに、データの入力作業はパソコン一台で完結する、業務フローが単純で明確であるといったことからも、自動化に向いているといえるでしょう。
データの入力作業を自動化することにより、大幅な業務効率化が図れるとともに、これまで担当してきたスタッフの負担軽減、ヒューマンエラーの抑制にもつながるなどさまざまなメリットが考えられます。
事務作業の中では、データの登録作業や照合作業も多く行われています。例えば、エクセルにまとめられたデータを企業で使用しているシステムに1件1件登録していく作業もあるでしょう。この場合、エクセルからデータをコピーしてシステムに入力して登録、という作業を繰り返していくことになります。
この作業を自動化すれば、自動でエクセルからシステムへの登録が行えますし、何よりミスなく登録を行えます。また、自動化によってデータの照合も簡単に行えるようになります。
会社の中では、さまざまな書類を作成することになります。自動化の際に使用するツールによっては、簡単な内容であれば資料や書類の作成が可能になるものもあります。
一例として、会社の基幹システムから売上を抽出して集計し、表やグラフにまとめるといった報告書を作成するとしましょう。この作業を人の手で行った場合には、数字の集計などでミスをする可能性がゼロではありません。しかし、自動化することにより計算ミスなどがない資料の作成が行えるようになります。特に、週1回、月1回といったように繰り返し作成する資料がある場合には、自動化を検討してみることがおすすめです。
企業においては、1日のうちに数多くのメールのやり取りを行っています。中には、1日に数多くのメールを送信する、という業務を担当している方もいるでしょう。
このような場合には、例えば受信したメールを自動で振り分ける、受信したメールの内容を社内システムに入力する、リマインドメールを送信するなどさまざまな作業を自動化することで、メールに関する作業も効率的に行えるようになります。
Officeソフトで利用可能なVBAと呼ばれるプログラミング言語を用いてマクロを組むことで、Excelで行う処理の自動化が行えます。そのため、事務作業のうちExcelを使用した作業が多い場合には、こちらの方法を検討する選択肢も考えられます。
ただVBAを使用する以上、Officeソフト以外を使っている業務の自動化を行えない点や、プログラミングを行う必要があり、知識が求められるといった面もあります。
Python（パイソン）とは、シンプルなコードの記述が可能なプログラミング言語であり、こちらを使用して事務作業を自動化する方法も挙げられます。
上記でご紹介した、VBAを用いるよりも扱いやすい点や、Officeソフトはもちろんですが、ファイルの操作やブラウザの操作に至るまで、数々の用途で用いることができる点が特徴といえます。ただし、こちらもプログラミングの知識が求められます。
RPAツールとは、人がパソコン上で繰り返し行っている定型的な作業をロボットにより自動化できるものです。RPAツールの特徴として、プログラミングが不要であるといった点が挙げられます。直感的なインターフェース上で、ドラッグ＆ドロップを行いながら自動化手順やルールなどを作成できますので、誰もが自動化に取り組める点がメリットといえます。
また、RPAは複数のアプリケーションやシステムとの統合を行えることから、幅広い業務の自動化が行える点も特徴のひとつです。この点からも、特にビジネスで利用する場合におすすめの方法となっています。
事務作業の中には、定型的な作業もあることから、さまざまな業務を自動化できると言えるでしょう。自動化を検討する際には、どの作業を自動化すれば大きな効果が得られそうなのか、といったところを考えながら、自動化する作業を選定していくことがおすすめといえるでしょう。
こちらの記事では、さまざまな自動化の方法についてもご紹介してきました。中でもRPAツールはプログラミングが不要であることから自動化に取り組みやすい、幅広い業務の自動化に対応できるなどさまざまなメリットがあります。以上の点から事務作業の自動化を検討する際には、RPAツールの導入についても考えてみることがおすすめです。
業務を直感的に置き換えることができる画面とシナリオ作成で、現場主体の運用をお助け。
RPAツールを導入して、自社のどの業務を自動化するのか？ワークフローの整理、RPA範囲の洗い出しから取り扱い講習まで基本料金内でコンサル担当がついて 、RPA導入の伴走をしてくれます。
豊富なトリガー機能と700項目に及ぶ自動化機能で全自動かつ複雑な処理にも対応可能。
買い切り型のツールのため、ライセンス費用が掛からず、1年以上の利用と考えると割安に。
基本使用料は無料で、技術サポートの相談時間に応じて金額が発生。マクロを組めるくらいのスキルがあれば、コストをかけずに利用可能。
データ入力、集積・分析、照合、メール、検索などの基本的なRPAに適した業務に対応。タスクスケジューラで半自動的に業務遂行も可能。