企業においては、報告書を作成するタイミングが非常にたくさんあります。例えば、1日の業務が終わるタイミングや会議の前後などに作成するなどのケースがあるでしょう。報告書には、データを分析した結果やさまざまな表、グラフなどを掲載してわかりやすく作成することが求められますが、このような報告書を作成するには時間が必要です。さらに、計算式が壊れてしまったりフォーマットが崩れたりすると、修正のために余計な時間をとられてしまいます。
このような点から、報告書の作成業務を自動化することによって作業時間の短縮につながるといえます。業務時間が短縮できれば業務を効率的に進められるため、コストの削減にもつながっていきます。
報告書作成業務の自動化により、専門的な知識がなかったとしても報告書をスムーズに作れるようになりますので、業務にかかる時間が短縮されて業務効率化につなげられるなどのメリットがあります。
より良い報告書をスピーディーに作成できれば、クライアントへの対応も迅速に行えるようになります。例えば新しいデータが入った報告書を共有し、商談などを進めていくこともできるようになるでしょう。さらに、報告書作成の効率化により、他の業務にも手が回るようになる点も大きなメリットといえます。
人の手で報告書を作成する場合には、どうしてもミスが発生する可能性をゼロにすることは難しいといえます。例えばデータの入力ミスや計算を間違ってしまうなどのユーマンエラーの発生が考えられますが、報告書の作成を自動化することによって正しい情報が報告書に掲載できるようになり、人為的なミスの削減も可能になります。
報告書作成を自動化する際にまず考えられるのが、作業手順を設定して必要なタイミングで実行できる「マクロ」と呼ばれる機能を利用する方法です。また、ある程度複雑なマクロを作成する際には、VBAと呼ばれるMicrosoft Officeアプリケーション上で使用できるプログラミング言語を使用することが一般的になっています。この機能を利用することによって数値を転記するといった複雑で手間のかかる作業を人の手で行わず、報告書を作成できるようになります。
グラフを作成する際も、手作業で行う場合にはまずデータの集計から始める必要があるために作業時間が長くなりがちです。しかしマクロを使用して自動化を行うことによってボタン1つで作業を行えるようになりますので、大幅な時間短縮が期待できます。
Excelを使用した報告書作成は多くの部署で行っていると考えられます。この点からも、自動化に取り組むことによってさまざまな部署において業務の効率を上げられる可能性があるといえるでしょう。
報告書作成作業を自動化するには、報告書作成ツールを使用する方法も考えられます。上記でご紹介しているVBAはプログラミングを用いることから専門的な知識が必要ですが、報告書作成ツールであれば専門知識は不要な点がメリットです。報告書を作成する際に使用されるテンプレートなどが用意されており、より効率的に作業が行えるように工夫されています。
さらに報告書作成ツールの中には、パソコンでの操作だけではなくタブレットやスマートフォンからも操作が可能なものもあります。このようなツールを導入することで、少し空いた時間でも報告書の作成ができるようになり、効率的に作業を進められるでしょう。
RPAツールとは、パソコンで行っている定型業務を、ロボットによって自動化できるシステムを指します。このRPAツールでは、操作画面上で仕事の流れを登録することで、ロボットがその業務を代行してくれるようになります。簡単な内容なら資料の作成も可能となることから、報告書作成を自動化する際にも活用できます。
報告書作成の例としては、まず会社の基幹システムから売上などのデータを取得して集計を行います。そしてその集計したデータをグラフや表にまとめるなどの処理が行えるようになりますので、作成作業の効率化が可能となります。データの取得や集計を自動で行えるため、人の手で行う際に起こりがちな転記ミスや計算間違いなども起こりにくくなるといえるでしょう。
RPAツールは、プログラミングの知識が必要ない点が大きな特徴です。直感的な操作によって作業を自動化できる点、さらに幅広い業務を自動化できるため、ビジネスにおいて業務の効率化を図りたいときにおすすめのツールといえます。
業務を直感的に置き換えることができる画面とシナリオ作成で、現場主体の運用をお助け。
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報告書作成作業は、多くの企業で行われている作業です。しかし、報告書を作成するにはさまざまなデータを集め、分析・集計し、見やすいようにグラフや表の形にまとめるといった手間が生じますので、かなり時間をかけているケースも多いかもしれません。
このような場合、報告書の作成を自動化することによって効率的に作業を進められるようになりますし、これまで報告書作成にかけていた時間を他の業務に費やせるようになりますので、全体的に業務効率がアップするというメリットが得られるでしょう。また、データ収集や集計作業を自動化すれば、ヒューマンエラーも防止できる点も注目しておきたい部分です。
こちらの記事でご紹介してきたように、報告書作成を行うにあたってはさまざまな方法があります。その中でもRPAツールはプログラミング等の専門的な知識が必要ない点に加えて、幅広い業務の自動化に対応可能な点がメリットといえます。報告書作成業務をはじめ、今行っている業務を効率化したいと考えている場合には、RPAツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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