RPAは、Robotic Process Automation（ロボティックプロセスオートメーション）の略称。繰り返し行う定型業務の自動化が得意なツールです。バックオフィス業務を得意としています。2015年頃から欧米の金融機関で利用され注目されるようになり、日本でも認知度が高まってすでに導入している企業も少なくありません。
作業フローを一度組んでしまえば、その業務は正確に繰り返すことができます。24時間365日休みなく実行できるため、夜間を活用した処理も可能です。
注目したいのは、「繰り返し行う定型業務」つまり単純作業を得意としていること。単純作業ほど、人はミスをしやすいものです。ミスによって発生した無駄な作業に追われるという経験は、誰しもが一度は経験があるのではないでしょうか。
人間が得意ではない単純作業を任せられるところにRPAの活用価値があります。
RPAで自動化するのに適した作業は大きく3つあります。
RPAで活用される作業のひとつがコピペでできる作業です。こちらのファイルに記載されている情報を別のファイルや別のシステムに転記する作業がコピペ作業にあたります。
たとえば、顧客にDMを送りたいとき、宛名の印刷をするソフトに顧客管理ファイルからデータの転記をする必要が生じます。このような作業がRPAで自動化できる作業のひとつです。転記・コピペ以外に、データのインポートもできます。
次に、情報収集も可能です。RPAはWEBにアクセスできます。「商品名や会社名などのキーワードを指定して、自社商品についての口コミを集める」などの情報収集は、人が行うと意外と大変です。こうした情報収集もRPAで自動化できます。
また、「データに数式を入れる」「見やすいように並べ替える」などのデータ加工も可能です。売上の定期報告で、同じ集計方法で同じ報告形式で行う場合は、RPAに手順を覚えさせて実行させることができます。
RPAと似た動作をするものに、ExcelのマクロやVBAがあります。ここまでの説明で、RPAの動きをマクロ・VBAと同じようなイメージで捉えた人もいるかもしれません。単純作業の自動化を実現するという意味では、同じような機能です。
RPAとマクロ・VBAの違いは、実行できる作業の範囲にあります。
Excelのマクロで自動化できる業務は、Excel上での作業です。
先ほど挙げた例で「WEBから口コミを拾って情報収集する」というのがありましたが、マクロでこの作業を実行させることはできません。一方、RPAツールならSaaSを含む幅広いシステムを自動化することが可能です。
VBAはマクロを作るためのプログラミング言語のこと。Excelのマクロで記録された操作を保存します。
RPAとマクロの大きな違いに、プログラミング知識の有無があります。RPAは直感的に使用できるようになっていて、複雑な作業を実行させる場合でもプログラミングの知識は必要ありません。マクロは簡単な作業であればプログラミングの知識は必要ありませんが、複雑な作業をさせたい場合、VBAの知識が必要です。
RPA導入のメリットのひとつが「休まず働く」ことです。人間は連続して働いていると、必ず効率が低下していきます。当然休暇も必要です。RPAは、システムが稼働している限り作業を続けてくれて、作業スピードが落ちることもありません。
また、ヒューマンエラーが起こらないこともメリットです。覚えた工程はそのまま間違いなく実行し、うっかり間違うことや操作を迷うことがありません。コピペ作業で行や列を間違えて作業を進めてしまった経験のある人は多いでしょう。RPAでは、手作業で起こりがちなミスが発生しずらいことが安心のポイントです。
Excelを使用した業務で起こりやすい属人化。特定の人しか業務ができない状態は、担当者が休みの日に起こったトラブルに対応できないなど、事業においてリスクがあります。RPAに業務を任せれば、属人化が発生しません。
また、担当者が退職することで業務が滞る「退職リスク」がないこともRPAのメリットです。新しい担当者に引き継ぐ時間も必要ありません。
業務を直感的に置き換えることができる画面とシナリオ作成で、現場主体の運用をお助け。
RPAツールを導入して、自社のどの業務を自動化するのか？ワークフローの整理、RPA範囲の洗い出しから取り扱い講習まで基本料金内でコンサル担当がついて 、RPA導入の伴走をしてくれます。
豊富なトリガー機能と700項目に及ぶ自動化機能で全自動かつ複雑な処理にも対応可能。
買い切り型のツールのため、ライセンス費用が掛からず、1年以上の利用と考えると割安に。
基本使用料は無料で、技術サポートの相談時間に応じて金額が発生。マクロを組めるくらいのスキルがあれば、コストをかけずに利用可能。
データ入力、集積・分析、照合、メール、検索などの基本的なRPAに適した業務に対応。タスクスケジューラで半自動的に業務遂行も可能。
RPAは、定型業務や単純作業を覚え、繰り返し行うことができるシステムです。主にバックオフィス業務を得意としています。
一度覚えた作業は間違えることなく繰り返すことができ、ミスが発生しません。人間がミスしやすい業務を引き受け、業務時間を大幅に削減してくれます。
RPAで自動化できる作業は、「コピペ作業」「情報収集」「データ加工」などです。別のファイルへのデータの転記やデータのインポートはもちろん、WEBへアクセスしてWEB上のデータを拾ってくることもできます。
自動化できる作業範囲の広さが、RPAの強み。Excel上での作業に範囲が限定されるExcelのマクロにはない、システムをまたぐ活用が可能です。
活用範囲の幅が広く、正確に稼働しつづけてくれるRPAを導入すれば、人がしなくてもいい業務を効率化できます。より重要な業務にリソースを充て、事業を成長させられることがRPAの最大のメリットです。業務効率化に課題があるなら、RPAの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
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