業務効率化のための新たなツールとして近年注目を集めているRPAツール。とりわけ、経理業務や会計業務と相性がいいとされているRPAツールですが、もちろん、あらゆる場面において活躍する魔法のツールではありません。
RPAツールには得意な分野とそうではない分野があり、RPAツールの恩恵を最大化するためには、RPAツールの特性をよく理解する必要があります。
では、RPAツールが得意とする分野とはどのような分野でしょうか？
前述のように、経理業務や会計業務との相性の良さについては既によく知られていますが、こうした分野とRPAツールが相性が良いのは、経理業務や会計業務が基本的には単純作業からなる定型業務であればこそ。あらかじめ手順が定められており、例外的な処理を行う必要がほとんどないような種類の業務においては、RPAツールを導入することで、大きな恩恵を受けることが出来ます。
しかし、それは、反対から言えば、例外的な処理が多くの場面で必要となるような種類の業務においては、RPAツールを導入しても得ることができる恩恵は大きなものではないということでもあります。
具体例を上げてみましょう。顧客台帳の入力業務をRPAツールに実行させたとします。もしも、データに誤入力があった場合（全角で入力するべき箇所で半角で入力されているなど）、RPAツールは対応することが出来ず、作業を停止してしまいます。もちろん、単純作業であれば、例えば「全角以外の文字が入力されていた場合は、次のデータの処理に進む」といった指示をあらかじめ指定しておくことで、RPAツールの機能停止を回避することが可能です。
しかし、もしも例外的な処理が多くの場面で必要となる場合、事前にすべての規則を与えることは現実的に不可能であり、そうした業務においてはRPAツールを導入する意味はあまりないと言えます。
では、具体的にはどのような業務であれば、RPAツールの導入に適しているといえるのでしょうか。
といった業務であれば、RPAツールの導入に適していると言えます
反対に、どのような業務はRPAツールの導入に適していないのでしょうか。
といった業務は、RPAツールでの対応が不可能であるか、あるいはRPAツール導入の意味があまりない業務であるといえるでしょう。
RPAは定型タスクの自動化に適したツールです。発注書や伝票などデータ入力・登録作業や、照合処理、メールやチャットなどWebの問い合わせ対応、紙媒体のデジタル化などを自動化することができます。RPAを事務職に導入するメリットは、ルーティンワークの整理・棚卸、事務作業フローの瑕疵か、人件費の削減、生産性と処理精度の向上などです。導入成功のポイントは、現場で長期的かつ安定的に使われるようになること。導入後のコンサルティングサービスが手厚いRPAツールを選ぶことが重要になります。
RPAは製造業のバックオフィスで行われる多くの作業を代行できます。リアルタイムで必要な情報を収集し分析・加工・送付できる機能を利用すれば、在庫管理や受発注、出荷業務、請求、情報収集業務といった雑多な作業をよりスピーディーに進めることが可能。またヒューマンエラーのリスクも軽減できるほか、ツール導入により人件費が削減できるメリットも。RPAの長所を活用することで、人が行う業務の生産性・クオリティを高められることも期待できます。
RPAでは人事・総務における備品購入の管理や勤怠管理のデータ転記といった業務を自動化することができます。データの検索・管理機能を利用して過重労働者の検知なども可能になる他、人事考課表の作成にまつわる事務作業の自動化もできるでしょう。勤怠管理や人事情報の管理、社内業務フローに加えて採用活動の自動化が図れます。ただし人事・総務では重要な情報を取り扱う場面が多いため、RPAを導入する際には小さな業務から自動化させることが必要です。
RPAは決められたルールに則った作業を自動化できるため、顧客情報のリストアップや見積書・請求書の作成、経費精算といった営業業務の自動化に導入することができます。指定したデータを集計・転記できる機能は、メールの送受信やアポ管理、販売状況の調査などにも役立ちます。RPAで業務を自動化すれば、人にしかできない営業活動に全力を注ぎ、顧客獲得や業績の向上に役立てられるでしょう。営業部門にRPAを導入するなら、現場主体でツールを選びましょう。
小売業で行われる業務の中には、報告書・レポートの作成、データの抽出・集計、アンケート調査など、RPAが得意とする定型業務・単純業務が多く含まれています。これらの業務を人からRPAに代替し、ロボットにより自動化することができれば、業務の効率化や生産性の向上、人手不足問題の解消も可能です。
各種手続きの集計や請求書の作成、公文書のダウンロードなど、士業の業務には単純なルーティン作業が少なくありません。ここにRPAを導入すれば、さまざまな士業における定型業務をロボットにより自動化することができ、作業時間の短縮とミスの削減、担当者の負担軽減、人手不足の解消にもつながります。
医療現場へのRPA導入には高い効果と多くのメリットが期待できます。ルーチン作業の自動化による業務効率改善効果で患者のために使える時間が多くなり、院内の管理もしやすくなります。さらにスタッフの業務負担が軽減されることにより、離職率低下につながる可能性も考えられるでしょう。
農業では、受発注業務からRPAの導入が進んでいます。手作業による業務時間とミスが大きく削減でき、スピーディーな処理が可能です。農家単位では導入コストが課題ですが、工夫次第で大きな活用効果が期待できます。
多くの業界で事務作業からの導入が進むRPAですが、畜産業は、家畜の健康管理、畜舎管理、放牧、搾乳など、主業務への積極的な導入が進んでいるのが特徴です。家畜にとって快適な環境を維持することで、良質な商品の提供につながります。
POSシステムからのデータ抽出や月次報告作成などでRPAを導入することで、大幅な業務時間の削減が期待できます。ロボットや発注システムなどの導入も進んでいる飲食業界における導入事例や活用のメリットなどをまとめました。
建設業にも、自動化できる作業はたくさんあります。RPAがまだ浸透していない業界であるものの、ミスの削減や作業効率化のアップに役立つRPAは導入され始めています。ここでは建設業におけるRPAの役割や事例、導入のメリットや注意点を紹介します。
業務を直感的に置き換えることができる画面とシナリオ作成で、現場主体の運用をお助け。
RPAツールを導入して、自社のどの業務を自動化するのか？ワークフローの整理、RPA範囲の洗い出しから取り扱い講習まで基本料金内でコンサル担当がついて 、RPA導入の伴走をしてくれます。
豊富なトリガー機能と700項目に及ぶ自動化機能で全自動かつ複雑な処理にも対応可能。
買い切り型のツールのため、ライセンス費用が掛からず、1年以上の利用と考えると割安に。
基本使用料は無料で、技術サポートの相談時間に応じて金額が発生。マクロを組めるくらいのスキルがあれば、コストをかけずに利用可能。
データ入力、集積・分析、照合、メール、検索などの基本的なRPAに適した業務に対応。タスクスケジューラで半自動的に業務遂行も可能。