「Robot Process Automation」の略称「RPA」は、ロボットによる工程の自動化を行うシステムです。RPAを利用することにより、様々なバックオフィス業務を自動化・効率化させることができます。
人事・総務におけるRPAの実際の導入事例をご紹介します。
RPAを用いて備品購入が必要なリストをデータ化しておけば、システムがオフィシャルサイトへ自動でアクセスし、指定された条件下で最適な情報を自動収集することが可能です。備品購入手続きの際には、商品情報を収集・比較することも可能。備品購入時の下調べなどが捗ります。
また、注文した備品の購入データについては備品管理台帳に自動で入力できる他、更新作業も自動化してしまえます。
社員のタイムカードの確認やデータの入力・転記作業もRPAの導入で自動化が可能です。データチェックや指定システムへのデータ転記までのフローはRPAのシステムで自動化が可能。さらに有給休暇の申請や内容確認・承認といったワークフローにまで対応することができます。
出退勤データはスタッフの数だけ存在するため膨大ですが、RPAを利用すればこの膨大なデータの中から長時間労働者を的確に探し出すことができます。月内の労働時間の落着を予想したり、過重労働者になりかねないスタッフを検索して見つけ出したりといった業務もRPAなら可能です。就業環境の改善に役立つでしょう。
人事評価の業務はただ評価を下すだけではなく、決められたテンプレートに基づいて評価表を作成したり、メールで対応を促したりといった事務作業がいくつも発生します。人事評価における定型的な事務作業をRPAに任せれば、人事担当者が実施すべき業務だけに人員を割くことができるでしょう。
RPAのシステムを人事・総務の業務に導入すると、以下のようなメリットが得られます。
RPAを導入すればデータチェックやダウンロード、指定したシステムへのデータ転記といったすべてのフローを自動で行うことが可能です。
ヒューマンエラーの抑制にも繋げられるため、勤怠管理データを用いて他の給与計算システムなどに流用する場合にも効率性が上昇するでしょう。毎月の勤務時間を集計したり、残業時間や有給休暇の残りを確認したりといった作業も自動化して、必要ならアラートを設定することもできます。
人事情報の作成は生身の人にしかできない仕事もありますが、データの送信や整理・入力、対応の催促といった業務はRPAに任せることもできます。
人とAIが上手く業務を分担してより効率的な業務が実現するでしょう。事務的な作業が減るため、本当に人が行うべき業務にリソースを割くことができます。
また住所変更や年末調整・交通費の変更といった細かな情報の内容変更・修正業務も、RPAなら正確でミスや漏れのない管理が可能です。
ルールに基づいた単純な提携作業やデータ化されている作業、提携フォーマットを利用した文書やレポート作成、申請内容の確認など…こうした社内業務フローをRPAで自動化させることで、人員を別の場所で活躍させることができます。
RPAなら常に決められた順序で正確な作業を行うため、ヒューマンエラーが減少し効率化に繋がるでしょう。繰り返し処理や分岐処理などの設定を徹底すれば、企業ならではのルールに則って行われていた業務でも自動化可能です。
採用活動では多くのリソースが割かれます。面接などは人でなければ行えませんが、採用試験の祭典作業や面接日程などのメール作成・送付、面接担当者とのスケジュール調整といった定型的な業務はRPAが自動化してしまえます。採用担当者の工数を大きく削減できるでしょう。
採用活動ではミスの許されない重大な情報を扱う場面もありますから、ヒューマンエラーのリスクが低いRPAの出番とも言えます。
人事・総務にRPAを導入する場合には、導入前にしっかりとRPA導入の目的を明確化しておきましょう。RPAに命じる予定の業務フローをしっかりと可視化し、棚卸をして業務内容の詳細な注意点や工数を洗い出しておく必要があります。でないと導入時にRPAが思ったような働きをせず、トラブルに繋がるおそれもあります。
また、RPAを導入してすぐの間は小さな定型業務の自動化からスタートさせましょう。導入効果が高そうであり、なおかつシンプルな業務をRPAに任せることで、確実な結果を出していきます。最初から重大な業務を自動化しようとすると、小さなミスが原因で大きなトラブルを招くこともあります。人事では重要な情報が多く扱われるため、誤作動などのリスクを想定した導入が大切です。
業務を直感的に置き換えることができる画面とシナリオ作成で、現場主体の運用をお助け。
RPAツールを導入して、自社のどの業務を自動化するのか？ワークフローの整理、RPA範囲の洗い出しから取り扱い講習まで基本料金内でコンサル担当がついて 、RPA導入の伴走をしてくれます。
豊富なトリガー機能と700項目に及ぶ自動化機能で全自動かつ複雑な処理にも対応可能。
買い切り型のツールのため、ライセンス費用が掛からず、1年以上の利用と考えると割安に。
基本使用料は無料で、技術サポートの相談時間に応じて金額が発生。マクロを組めるくらいのスキルがあれば、コストをかけずに利用可能。
データ入力、集積・分析、照合、メール、検索などの基本的なRPAに適した業務に対応。タスクスケジューラで半自動的に業務遂行も可能。