ExcelマクロとRPAは、それぞれ業務の自動化を可能とする便利なシステムですが、両者の強みを組み合わせることで、さらに利便性や汎用性が広がります。
RPAを実装すればExcel操作も自動化させられますが、Excel操作を自動化させるならばExcelマクロを使うほうが効率的です。RPAとExcelマクロの同時使用を前提とする場合には、無理にRPAにExcel操作の自動化を取り込むのではなく、双方の強みを活かしながら併用することで、より大きな業務効率化へとつながります。
以下、RPAとExcelマクロの併用でできること、併用により生まれる主なメリットなどを見てみましょう。
RPAとExcelマクロの連携にあわせ、Office以外のソフトも連携に取り込むことで、より効果的な業務効率化が期待できます。
たとえば、「データベースからデータを抽出／Excelへ出力／メールへExcelファイルを添付して送信」という一連の機能をRPAに実装させることで、定期的に決まったメンバーへ最新のデータを自動送信する、などの仕組みが出来上がります。逆に、メールで受信したExcelデータをデータベースへ取り込むという作業も自動化可能です。
データ処理やデータ整理に関しては、RPAよりもExcelマクロに分があります。一方、定型的な反復処理に関しては、ExcelマクロよりRPAのほうが得意と言えます。「データ整理はExcel、反復処理はRPA」という形で双方の強みを併用すれば、データ管理の多い部署などでの業務効率が大きく向上するでしょう。
マクロとRPAを併用することで、単純な入力作業をはじめとした様々な業務軽減が期待できます。また、人間による作業とは異なり、基本的にミスは生じません。
成功事例の1つとして、兵庫県伊丹市個人住民税課における取り組みがあります。同課では、個人住民税の課税に関連する各種の検索・入力等の煩雑な作業を中心に、専門業者の協力のもと、RPAとExcelマクロを併用するシステムを実装。その結果、同課の個人住民税10業務における年間作業時間は、実に64.5％削減されました（※）。
※参照：総務省｜自治体におけるRPA導入ガイドブック（https://www.soumu.go.jp/main_content/000731625.pdf）
PC上での作業自動化をサポートする点では、ExcelマクロもRPAも目的が同じですが、それぞれには得意分野があることを理解しておく必要があります。
業務効率化のために両者を併用する際には、それぞれの特性をよく理解した上で全体像を設計しましょう。
以下、RPAに向いている作業、Excelマクロに向いている作業を具体的に確認します。
RPAは、Excelマクロよりも高負荷の作業や比較的複雑な作業を得意とします。また、Excelとは異なり自動起動が可能な点もRPAの特性です。
これの特性を活かせば、RPAには次のような作業の自動化が向いていると言えます。
条件分岐の多い作業、異なるシステムとの併用を前提とした作業、自動起動を伴う定期的な定型作業などを自動化したい場合には、ExcelマクロよりもRPAのほう適しています。
PCに高負荷のかからない処理、またExcelのシート内で完結する処理ならば、RPAよりもExcelマクロを使用したほうが業務は効率化するでしょう。たとえば次のような作業です。
なお、マイクロソフト社のアプリや一部のWebアプリと組み合わせる場合には、Excel VBAの利用も有効です。だたし、VBAには一定のプログラミング知識が必要となる点に留意ください。
RPAとExcelマクロを併用することで、これまでの業務が革命的に効率化する可能性もあります。労働環境の改善や人材不足にお困りの企業様は、ぜひ両者の併用による作業自動化を目指してはいかがでしょうか。
業務を直感的に置き換えることができる画面とシナリオ作成で、現場主体の運用をお助け。
RPAツールを導入して、自社のどの業務を自動化するのか？ワークフローの整理、RPA範囲の洗い出しから取り扱い講習まで基本料金内でコンサル担当がついて 、RPA導入の伴走をしてくれます。
豊富なトリガー機能と700項目に及ぶ自動化機能で全自動かつ複雑な処理にも対応可能。
買い切り型のツールのため、ライセンス費用が掛からず、1年以上の利用と考えると割安に。
基本使用料は無料で、技術サポートの相談時間に応じて金額が発生。マクロを組めるくらいのスキルがあれば、コストをかけずに利用可能。
データ入力、集積・分析、照合、メール、検索などの基本的なRPAに適した業務に対応。タスクスケジューラで半自動的に業務遂行も可能。