現在手作業で行っているデータの入力作業を自動化することによって、「業務を大幅に効率化できる」というメリットが得られます。人が作業を行う場合には、そのスピードにはやはり限界もありますし、ミスが発生するケースもあります。
しかし作業の自動化によって、人の手で行うよりもたくさんの作業を一定スピードでミスなくこなすことが可能となります。この点から、データ入力を自動化することにより大幅な作業効率のアップが期待できます。また、これまで入力後の確認作業に費やしていた時間の削減も可能です。
さらに、データ入力の作業が効率的に行えるということは、そのほかの作業に注力できるということでもあります。作業の中にはどうしても自動化ができない「非定型的な仕事」も存在しています。このような作業にリソースを割くことができるようになる点からも、データ入力の自動化には大きなメリットがあるといえるでしょう。
データ入力の自動化の前には、現在の業務フローについての把握が必要です。現在の状況を把握して可視化することによって、どのような部分を自動化すれば良いのか、という点を把握できます。逆に、業務についてしっかりと把握しないまま自動化した場合には、せっかく自動化したにも関わらずあまり使えないものが出来上がるといったリスクも考えられます。
以上のような点から、まずは業務内容やフローを確認することが重要となってきます。この場合には、操作ログを記録するツールや画面録画のツールなどを活用して業務の内容や手順について把握するといったように、効率的に確認を行っていきましょう。また、マニュアルがあったとしてもその内容が古く更新されていない可能性もありますので、実際に業務を行っている現場を確認することが大切であるといえます。
自動化を行う場合には、今行っている業務の中に無駄な作業がないかどうかを確認しておくこともポイントとなってきます。データ入力に時間がかかっている、効率が悪い場合に考えられるものとして、「入力する必要のないデータまで入力対象としている」という点が挙げられます。「現在使用しておらず、将来的にも使用するかどうかもわからないデータ」を入力するのは仕事を進める上では非常に非効率であるといえます。
自動化を行う上では工数やコストを割く必要があります。そのため、無駄な作業まで自動化を行うと余計なコストをかけてしまうことになるため、無駄な作業がある場合にはその部分をカットしてしまえばコストを抑えるといった点にもつながります。
データ入力作業の中でも、特に自動化に適している作業には以下のような特徴があります。
一方で、以下のような作業は自動化が難しい場合があります。
「Excelのマクロ」とは、Excel上で決められたアクションを記録し、自動的に実行できる機能です。
この機能には、Microsoft社によって開発された「VBA(Visual Basic for Applrcatinons)」というプログラミング言語が使われています。そのため、マクロを記録するためにはVBAを使用してプログラムを組むことが必要となるため、知識やスキルが求められる点がネックとなる可能性があるといえるでしょう。しかしマクロを組めれば、これまで行っていたデータ入力作業の大幅な時間短縮ができる点に加えて、複数人での確認作業も必要なくなります。
Excelのマクロ機能は、Excelを使用している場合にはコストをかけずにデータ入力の自動化に対応できますが、VBAに関する知識やスキルがあまりないといった場合には、意図した形で自動化を実現できない可能性もあります。
「OCR（Optical Character Recognition）」は、AI技術を利用することによって手書き文字を読み取ってデジタルデータ化できるツールです。例えば、手書きや印刷された文字を読み取りたい場合には、こちらのツールを使用して入力業務の効率化を行うことが可能です。
単に文字を読み取るだけではなく、AIを活用していることからデータ化した後には読み取りを行った書類の種類や項目をもとにして、データの格納を行ってくれる点も特徴となっています。
「RPA（Robotic Process Automation）」とは、プログラムやソフトウェアを用いて業務プロセスを自動化することです。あらかじめ設定しておいた業務プロセスをロボットにより自動的に実行させられる、という点がRPAの特徴となっています。そのため、データ入力をはじめとする定型作業を実行させることによって業務の大幅な効率化を図れるため、他の業務への注力が可能となります。
RPAは、もしプログラミングの知識がなかったとしても、直感で定型的な作業を自動化できます。
加えて、RPAを用いることによって幅広い業務を対象として自動化を行える点もメリットのひとつ。このような点から、RPAはビジネスで利用するのがおすすめといえます。
データ入力業務の自動化を行うことによって「業務を効率化できる」「ミスの削減につながる」「他の非定型的な仕事に注力できる」といったようにさまざまなメリットが得られます。この点からも、データ入力業務にリソースを費やしているのであれば、ぜひデータ入力の自動化を検討することがおすすめといえます。
ただし、まずはじめに現在行っている業務について把握することや、その中で無駄な業務がないか、どの業務を自動化するかといった点を確認した上でデータ入力の自動化を行うことが大切です。
また、こちらの記事でご紹介してきたように、データ入力を自動化する方法にはさまざまな選択肢があります。その中でも、プログラミングの知識がなくても利用できる点、幅広い業務を対象として自動化が行えるといった点からも、RPAがおすすめの方法といえます。データ入力の効率化を行いたいと考えている場合には、ぜひRPAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
業務を直感的に置き換えることができる画面とシナリオ作成で、現場主体の運用をお助け。
RPAツールを導入して、自社のどの業務を自動化するのか？ワークフローの整理、RPA範囲の洗い出しから取り扱い講習まで基本料金内でコンサル担当がついて 、RPA導入の伴走をしてくれます。
豊富なトリガー機能と700項目に及ぶ自動化機能で全自動かつ複雑な処理にも対応可能。
買い切り型のツールのため、ライセンス費用が掛からず、1年以上の利用と考えると割安に。
基本使用料は無料で、技術サポートの相談時間に応じて金額が発生。マクロを組めるくらいのスキルがあれば、コストをかけずに利用可能。
データ入力、集積・分析、照合、メール、検索などの基本的なRPAに適した業務に対応。タスクスケジューラで半自動的に業務遂行も可能。