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顧客管理表の作成を自動化するには?

このページで分かること
  • 顧客管理表をExcelで作るメリット・デメリット
  • 顧客管理業務を自動化する前に確認すべきこと
  • 顧客管理業務の自動化におすすめのツール

Excelで顧客管理をするメリットデメリット

顧客管理を行う際、システムの代わりにExcelを使用している会社もあります。Excelはコストをかけずにデータ処理ができる便利なツールです。ここでは、Excelのメリットとデメリットを紹介します。顧客管理をでExcelで行うか検討材料にしていただけますと幸いです。

メリット

コストをかけずに導入ができる

Excelは、システムを導入するような初期費用などがほとんどかかりません。オンプレミス型のシステム導入となれば数千万円というコストがかかることを考えると、コストの点では、Excelに大きなメリットがあるでしょう。

使い慣れている

Excelは少しパソコン作業をしたことがある人なら使ったことがあるソフトです。詳しく使いこなせないとしても、「入力はできる」という人が多く、使い慣れている・見慣れているというハードルの低さがあります。時間をかけて教育する必要がありません。

デメリット

同時編集ができない

Excelの最も大きなデメリットは、同時編集できないことです。顧客情報を入力したいタイミングで他の社員が入力していたら、作業が終わるのを待たなければいけません。同時入力できるクラウドサービスでも、複数人で更新していると意図しないところで上書き保存され、データが消えることがあります。リアルタイムでの共有にも向いていません。

高度な分析には知識とスキルが必要

入力するだけなら簡単ですが、そこに入力されたデータを分析するためには、知識とスキルが必要です。高度な機能を使うほど、知識がある人しかデータを扱えなくなり、業務が属人化してしまいます。

入力ミスが起きやすい

パソコンで使用するデジタルツールとはいえ、Excelに入力するのは人です。人が手作業で入力していると、入力ミスが起きやすくなります。また、履歴を残せないため、データを誤って消してしまうと入力のやり直しが必要です。時間のロスが大きくなります。

データ量が多いと処理スピードが落ちる

保存データが多くなると、動作が重くなるのもExcelの特徴です。データ量によっては開くことも難しくなってしまうことがあります。せっかく入力したデータも開けなければ活用できません。処理スピードが落ちるため、作業効率も低下してしまいます。

顧客管理の自動化をする前に確認すべきこと

業務フローの洗い出し

顧客管理の効率化を目指すなら、Excelより自動化ツールを導入したほうがいいのではないかと考えるのではないでしょうか?

実際、Excelより自動化ツールが向いていることは多いですが、自動化が合っているかどうかは、顧客管理の目的や活用方法によります。

自動化の前に、顧客管理業務の作業フローを洗い出してください。ミスが発生しやすい工程や無駄な時間が発生している工程、やりづらさを感じている工程を確認しましょう。業務の現状を把握した上で、自動化・効率化を目指すことが大切です。

業務マニュアルの作成・見直し

Excelで顧客管理をしていると、属人化してしまっている作業があるかもしれません。業務をマニュアル化して、誰でも作業できる状態にしてください。

作成したマニュアルをチェックして、無駄な工程や個人の判断に依存している工程がないか確認し、内容を見直します。

特にミス防止のためのチェックや上長の承認、他部署との連携のタイミングなどはチェックしたい工程です。これらの工程は、自動化によって省略できる可能性があります。業務の無駄を見つけましょう。

自動化できる業務がないかの確認

業務マニュアルを見直して、無駄が見つかったら、その作業を自動化できるか確認してください。いくら自動化が流行っているとは言っても、何でも自動化すればいいというものではありません。また、自動化するとしても、業務の中の一部を自動化するか、業務全体を自動化するかを判断する必要があります。

自動化できる業務が見つかったら、その業務を削減できたとき、今までその作業に使ってきたリソースをどこに充てるか考えてみましょう。自動化でできた余裕を上手く活用するところまでイメージできたら、スムーズに自動化できます。

顧客管理を自動化する方法

CRMツール

CRMツールは、顧客管理に特化したシステムのことです。入力すべき顧客情報の項目が設定されているため、迷わず処理できます。また、事務作業の一部を自動化し、データを可視化する機能が搭載されているシステムが多いです。

導入にはコストがかかりますが、顧客管理業務に必要な機能がすべて搭載されていて、直感的に使用できるため、運用の手間はかかりません。機能をカスタマイズして、自社の運用方法に合ったシステムを設計できるものもあります。

特に顧客情報をデータ分析して、営業活動に活用したい場合は、ExcelよりCRMツールのほうが向いています。

RPAツール

RPAツールは、さまざまな業務工程を自動化できるツールです。「Robotics Process Automation」の略称で、「ロボットを使った業務プロセスの自動化」を意味しています。定型的な作業をロボットに代行してもらえるため、人の行う作業を大幅にカットすることが可能。ヒューマンエラーを防止して、人的リソースに余裕を作れます。

RPAツールでは、誤入力やチェック漏れといったミスが発生しません。ミスを予防するための二重チェックの時間を削減できることはもちろん、ミスによって発生する余計な業務もなくなり、業務効率が大幅にアップします。

顧客管理のために使っていた時間を別の業務に充てられます。顧客へのフォローが手厚くなり、満足度が高まるでしょう。その結果が、業績に反映することも期待できる効果のひとつです。

RPAツールは、プログラミングなど専門的な知識がなくても直感的に扱えます。幅広い業務の自動化に適しているため、もちろん顧客管理業務の自動化も可能。顧客管理以外の事務業務も一緒に自動化することができるため、ビジネスでの利用におすすめしたいツールです。

その1自動化できる作業の幅が広い
その2高度なプログラミングスキルが不要
その3ヒューマンエラー防止
その4人件費や運用コストの削減
その524時間365日稼働可能
「自社の課題」で選ぶ
おすすめRPAツール3選
PC操作が苦手でもOK
初心者でもすぐ使える
サポートが厚く、
誰でもすぐに使えるRPAツール
ROBO-Pat DX
(ロボパットDX)
ROBO-Pat DX
引用元HP:Robo-Pat DX公式HP
https://fce-pat.co.jp/advantage/
ITリテラシーがなくても使える
RPAツール

業務を直感的に置き換えることができる画面とシナリオ作成で、現場主体の運用をお助け

基本料金内で
RPA導入のためのコンサル支援

RPAツールを導入して、自社のどの業務を自動化するのか?ワークフローの整理、RPA範囲の洗い出しから取り扱い講習まで基本料金内でコンサル担当がついて 、RPA導入の伴走をしてくれます。

システム自体も
自動化させたい
コストを抑えられる
プログラミング型RPAツール
Automate
(オートメート)
Automate
引用元HP:三和コムテック公式HP
hhttps://product.sct.co.jp/product/automate
豊富な自動起動トリガーと
700項目の自動化機能

豊富なトリガー機能と700項目に及ぶ自動化機能で全自動かつ複雑な処理にも対応可能

珍しい買い切り型で
ランニングコストを大幅削減

買い切り型のツールのため、ライセンス費用が掛からず、1年以上の利用と考えると割安に

個人利用・小規模で
作業を自動化させる
基本使用料無料で始められる
プログラミング型RPAツール
マクロマン
マクロマン
引用元HP:マクロマン公式HP
https://www.macroman.jp/
サポートごとに金額が発生する
基本使用料無料のツール

基本使用料は無料で、技術サポートの相談時間に応じて金額が発生。マクロを組めるくらいのスキルがあれば、コストをかけずに利用可能

予約実行も可能な
半自動RPAツール

データ入力、集積・分析、照合、メール、検索などの基本的なRPAに適した業務に対応。タスクスケジューラで半自動的に業務遂行も可能。

まとめ

顧客管理業務で顧客管理表を作成する際、Excelを利用している会社は少なくありません。Excelはコストがかからないことから、多くの人が見慣れているため、入力ツールとして使用するハードルは低いです。

しかし、Excelは複数人での同時利用が苦手という性質を持つことから、待ち時間が発生したり、意図しないところで保存されデータが分からなくなったりしやすいことがデメリット。かえって余計な時間がかかることもあります。さらに、高度な機能を使用したい場合、扱える人が限られることで業務の属人化が起こり、効率化から遠くなってしまいます。

Excelでの顧客管理業務を卒業したいなら、自動化ツールの活用がおすすめです。顧客管理業務に特化したCRMツールや様々な業務を自動化できるRPAツールがあります。特にRPAツールは、定型作業を自動化できるため、大幅な業務削減が可能です。自動化できる対応業務の幅が広いRPAツールを導入して、顧客データや空いた時間を有効活用してはいかがでしょうか?

「自社の課題」で選ぶ
おすすめRPAツール3選
PC操作が苦手でもOK
初心者でもすぐ使える
サポートが厚く、
誰でもすぐに使えるRPAツール
ROBO-Pat DX
(ロボパットDX)
ROBO-Pat DX
引用元HP:Robo-Pat DX公式HP
https://fce-pat.co.jp/advantage/
ITリテラシーがなくても使える
RPAツール

業務を直感的に置き換えることができる画面とシナリオ作成で、現場主体の運用をお助け

基本料金内で
RPA導入のためのコンサル支援

RPAツールを導入して、自社のどの業務を自動化するのか?ワークフローの整理、RPA範囲の洗い出しから取り扱い講習まで基本料金内でコンサル担当がついて 、RPA導入の伴走をしてくれます。

システム自体も
自動化させたい
コストを抑えられる
プログラミング型RPAツール
Automate
(オートメート)
Automate
引用元HP:三和コムテック公式HP
hhttps://product.sct.co.jp/product/automate
豊富な自動起動トリガーと
700項目の自動化機能

豊富なトリガー機能と700項目に及ぶ自動化機能で全自動かつ複雑な処理にも対応可能

珍しい買い切り型で
ランニングコストを大幅削減

買い切り型のツールのため、ライセンス費用が掛からず、1年以上の利用と考えると割安に

個人利用・小規模で
作業を自動化させる
基本使用料無料で始められる
プログラミング型RPAツール
マクロマン
マクロマン
引用元HP:マクロマン公式HP
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サポートごとに金額が発生する
基本使用料無料のツール

基本使用料は無料で、技術サポートの相談時間に応じて金額が発生。マクロを組めるくらいのスキルがあれば、コストをかけずに利用可能

予約実行も可能な
半自動RPAツール

データ入力、集積・分析、照合、メール、検索などの基本的なRPAに適した業務に対応。タスクスケジューラで半自動的に業務遂行も可能。