AIを用いたロボットが様々な業務プロセスを人の代わりに自動で行うシステム「RPA」は、営業部門の業務でも導入することができます。
RPAは決められたルールやチャートに則って、データを分析・整理することを得意とするシステムです。そのため営業業務に欠かせない顧客情報のリストアップも簡単にこなしてしまいます。
情報源となるデータベースやウェブサイトを指定したら、必要な情報を収集し、所定のフォーマットに転記するといったプロセスをRPAで自動化できます。使用している他システムとも連携すれば、顧客情報をもとにした見積書や提案書などを作成することもできるでしょう。
営業業務では、定期的に取引先に対する見積書や請求書を作成することがあります。取引先が多いほどこの業務は煩雑になりますが、見積もりや請求はエクセルなどのテンプレートを使用して、見積金額などが入ったデータを流用すればRPAで自動化が可能。
取引先とのデータを自動でダウンロードし、エクセルなどに入力して取引先担当者へメール送信する…といった作業も自動化できれば、ヒューマンエラーのリスクも減らせるでしょう。
交通費などの営業業務で生じる経費は、精算のために領収書と申請金額が合致しているかどうかを確認する必要があります。RPAの導入によって、この確認作業を自動化することが可能。もしも不備がある際には、自動で再提出の依頼を自動でメッセージなどで送ることもできるでしょう。
また、確認作業で問題がなければ、最終承認者であるスタッフに自動連絡することもRPAに任せられます。人と人の間の煩雑な業務を代行できるのです。
営業の場面ではメールを使用する場面が多くあります。RPAではメールの送受信や、添付ファイルを決められた場所に保存すること、PDFへの変換、印刷といった多くの操作を自動化できます。もちろん決められた内容の返信や転送も任せられます。
請求書や定期レポートなど、定期的に見逃してはならないメールが多く届く場合には、RPAでファイルの自動化をすることにより、見逃しやヒューマンエラーのリスクを下げられるでしょう。
電話やメールなどの履歴を管理し、受発電や顧客への対応を記録したり、顧客情報を照会・編集したりなど、様々な導入事例があるRPA。特に煩雑なアポ管理は、RPAで自動化することも可能です。
例えば営業やマーケティング部門では、webサイトから企業情報を収集してメルマガリストに加えたり、顧客情報を抽出してテレアポリストを作成したりなど、様々なアポ管理に役立てることができます。
営業目標達成のためには、自社商品などの販売状況をこまめにチェックすることが重要。毎日の販売状況をデータ化してアップデートし、営業部門の全員にメール送信するといった流れはRPAで自動化可能です。
状況の集計やメール送信はRPAが自動で行うため、ヒューマンエラーのない正確な数値が得られます。
受注管理システムに顧客からの注文が入った際に、そのデータをキャッチして受注情報を自動で指定のデータベースに取り込んだり転記したりといった作業が可能です。
同時に関連部門のスタッフにメール送信するほか、在庫・納期の確認作業を別部門のスタッフに行うところまで自動化できます。
参考：ロボパット公式（https://fce-pat.co.jp/magazine/1418/#Toc-4-3）
RPAを営業部門に導入することで、普段人の手でやっていた作業を大幅に効率化することができ、本来の営業業務である個客対応に集中することができます。RPAはヒューマンエラーのリスクが少なく、質の高いリスト作成や情報収集を行ってくれるツールでもあるため、プレゼンや顧客対応に全力を注ぐことができるでしょう。
人でしかできない仕事にリソースを割けることで、顧客に寄り添った営業活動で成約数を上げ、収益に繋げることも期待できます。人とRPAの共存によって、営業活動の下準備ともいえる業務を効率化できるのもメリットの一つです。
営業部門は人ならではのセンスや個性を生かした業務が多いため、利用したいツールや目的にRPAが対応可能かどうかを、導入前にしっかり確認しておきましょう。RPAツールによっては非対応のシステムやソフトもあるため、自社の環境などともよく照らし合わせておく必要があります。
また、現場主導でRPAの活用を促進できる環境を整えることも大切です。営業部門にはITやプログラムの知識を持たない人も多いため、現場の人がRPAを使いこなせるよう、シンプルで覚えやすい操作性を持つツールを選びましょう。現場の人が主導して導入したいRPAツールをピックアップしましょう。
RPAツールを選ぶ際には、サポート体制の充実度にも注目。導入時のサポートはもちろんですが、導入後のサポートもしっかり実施してくれるか確認しましょう。
参考：ロボパット公式（https://fce-pat.co.jp/magazine/1151/#Toc-5）
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買い切り型のツールのため、ライセンス費用が掛からず、1年以上の利用と考えると割安に。
基本使用料は無料で、技術サポートの相談時間に応じて金額が発生。マクロを組めるくらいのスキルがあれば、コストをかけずに利用可能。
データ入力、集積・分析、照合、メール、検索などの基本的なRPAに適した業務に対応。タスクスケジューラで半自動的に業務遂行も可能。