会議の際に作成する議事録は決定事項の共有や認識の再確認を行うだけでなく備忘録としての役割も持つ重要なものです。しかし、議事録作成には時間や手間がかかり、業務負担となっているのも事実。ここでは、議事録作成業務の自動化について解説していきます。
議事録作成は会議のたびに作成するものであり、会議が多い場合はその作成に多くの時間を割くこととなります。議事録作成に要している時間は年間で約320時間になるというデータもあり、オンライン会議が増えたことでより負担が増えたようです。
議事録の作成者は20代が最も多く、議事録を作成することに集中することで発言機会が失われてしまうことも問題です。また、作成業務が残業につながる、コア業務に支障をきたしている実態もあります。
※参照元：PR TIMES(https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000939.000013943.html)
PRAとは、ロボティックプロセスオートメーションの略称であり、ロボットにより事務作業を自動化するシステムのことです。RPAツールを使うと、データ入力やコピー＆ペースト作業などの作業を自動化することができます。学習機能があるAIとは異なり、繰り返し行われる単純な反復作業を得意とするのがRPAツールの特徴です。
自社の課題に合わせたRPAツール導入で
業務効率は劇的に変わる
RPAツールを使うと、録音した会議をテキストデータとして文字に起こすことができます。文字起こし結果をWordなどで出力すれば、それで議事録を作成することができるのです。
ただし、RPAツールだけでは固有名詞や専門用語を正確に変換することは困難ですし、会議中のちょっとした不要な音声まで文字に起こしてしまうことがあります。
RPAツールを導入することで、会議内容を文字に起こすことができれば、そこから議事録作成が効率よく行うことができるようになります。業務が自動化・効率化することでコア業務に注力することもできるでしょう。また、Webアプリケーションを用いれば携帯電話やタブレットで場所を選ばずにどこでもデータ化できるのも魅力です。
議事録を作成するためには、RPAツールだけでは不十分となります。RPAで議事録を作成するためには、以下の手順が必要です。
会議の録音や録音からのテキストデータ出力にはZoomのレコーディング機能などが必要となります。会話の内容を全文で認識するものとなるため、重要な発話をマーキングする、検索して編集するなどの機能があるとよりスムーズに議事録を作成できるでしょう。
RPAツールは便利なものではありますが、学習機能のあるAIとは異なり単純作業を行うものとなります。そのため、個別の判断や決断ができません。
また、メールや音声データから内容を文字に起こすことができても、手書き文字や画像を解析することはできないとされています。別途テキストデータを作成するツールなどが必要となるでしょう。
RPAツールを使って議事録を作成すれば、業務効率化につながるのは確かです。しかし、RPAツールを活用するためには会議内容を録音し、文字に起こすための用意が必要となります。導入前には必要となるものを確認しておくと安心です。RPAツールはプログラミングなどの知識を必要とすることなく導入しやすいメリットがあるため、議事録作成を負担に感じているのであればぜひ検討してみましょう。
業務を直感的に置き換えることができる画面とシナリオ作成で、現場主体の運用をお助け。
RPAツールを導入して、自社のどの業務を自動化するのか？ワークフローの整理、RPA範囲の洗い出しから取り扱い講習まで基本料金内でコンサル担当がついて 、RPA導入の伴走をしてくれます。
豊富なトリガー機能と700項目に及ぶ自動化機能で全自動かつ複雑な処理にも対応可能。
買い切り型のツールのため、ライセンス費用が掛からず、1年以上の利用と考えると割安に。
基本使用料は無料で、技術サポートの相談時間に応じて金額が発生。マクロを組めるくらいのスキルがあれば、コストをかけずに利用可能。
データ入力、集積・分析、照合、メール、検索などの基本的なRPAに適した業務に対応。タスクスケジューラで半自動的に業務遂行も可能。