経費精算において頻繁に発生する課題の一つが、入力データにおけるヒューマンエラーです。
手作業での経費入力は、細かな確認作業が必要である一方、時間と労力がかかり、その中で入力ミスや記入漏れが発生しがちです。
経費精算のプロセスを自動化することで、ヒューマンエラーのリスクを低減し、データの正確性を向上させることが可能です。
入力内容のチェック機能や過去のデータとの照合が行われるため、ミスの発見や防止が迅速に行われ、業務全体のスムーズな運営が期待できるでしょう。
経費精算におけるもう一つの大きな課題は、経理担当者への業務的負担です。
経理担当者は、申請された経費の確認や承認、そして不備があった場合の修正対応など、多岐にわたる業務を処理しなければなりません。特に、大量の経費申請が一度に発生する場合には、その作業負荷は一層大きくなり、業務全体の効率低下やミスの発生リスクが高まります。
経費精算業務を自動化することによって、まず「従業員の業務負担を軽減できる」という点が挙げられます。特に経費精算が多く発生している従業員にとっては、経費精算の作業が負担になっており月末にまとめて作業をするといった状況に陥っているケースもあるかもしれませんが、自動化によってこのような状況も解消できます。
さらに業務負担を軽減でき、これまで経費精算業務にかかっていた時間を使って他の業務へ注力できるようになるでしょう。経費精算業務だけではなく、他の業務についても効率アップが期待できるといった面も、自動化の大きなメリットといえるのではないでしょうか。
まずは現状を把握するところから始める必要があります。現在経費精算はどのようなフローで行われているのかを確認することによって、どこを自動化すれば業務を効率化できそうなのかを確認できます。逆に、自動化しない方が良い部分も見つけられるかもしれません。このように、自動化の具体的なイメージを思い描くことができるようになります。
いずれにしても、経費精算を自動化する場合にはまずどのような業務の流れになっているのか、どのような書類を使用しているのかなどを確認することが大切です。
業務フローの洗い出しを行うと、現在の経費精算における課題が見えてくることもメリットのひとつです。どのような部分で業務に時間が取られているのかといった点や、ヒューマンエラーが起こりやすい部分などを洗い出していきましょう。
例えば「交通費精算の書類入力に時間がかかる」、「入力に手間がかかって間違いが起こりやすい」「外出先・出張先でも経費申請や承認ができるようにしたい」といった課題などを把握することで、どのように自動化を行うべきかが見えてきます。
現在経費精算には実際にどれくらいの時間がかかっているのか、という点もあらかじめ確認しておきましょう。例えば申請書類を作成するのにはどれくらいの手間と時間がかかっているのかを把握しておけば、自動化をしたときにどれくらいの効果があったのかが分かりやすくなります。
そのほかにも、申請から承認されるまでどれくらいの時間がかかるのかといった点などについても確認しておくと良いでしょう。多くの時間を要している業務を自動化することで、より大きな効果が期待できます。
経費精算に関して、現在導入しているシステムやサービスがあれば、どのような内容のものなのかを確認しておきます。これは、自動化を行った際に現在使用しているサービスやシステムと連携ができればより業務を効率化できると考えられますし、逆に今使用しているシステムが使えなくなったことで大きな不便を感じてしまう場合もあるかもしれません。自動化を行う際には、連携すべきシステムなどがあるかどうかといった点も確認しておきましょう。
ワークフローの自動化機能を使用することにより、経費精算の承認を効率的に行えるようになるといったメリットもあります。従業員が正しい承認フローに沿った経費申請を行える点に加えて、もし上司が承認依頼を見落としている場合にはアラートやメールを活用して通知を行えるといった点もこちらの自動化機能を利用するメリットとなります。
もし経費申請がなかなか進まない場合でも、どの部分で申請が止まっているのかを把握できるため、どこかで経費申請が止まってしまい処理に時間を要するといった状況を防ぐことが可能に。自動化により経費申請の手続きもスムーズに進められるようになるでしょう。
現在使用している会計ソフトと経費申請のシステムを連携させることも、業務効率化に一役買ってくれます。ソフトとの連携により、従業員が経費精算システムで入力したデータを会計システムの仕訳データに自動で反映させられます。
このことにより、申請された経費をもとにして会計ソフトに入力するといった手間を省けるため、経理を担当している従業員の業務負担も大幅に減らすことが可能です。このように負担を減らせると同時に、作業におけるミスも減らせるといった面もあるといったように、連携によりさまざまなメリットが得られます。
OCR（Optical Character Reader）とは、光学文字認識のことで、領収書などに印刷された文字や手書き文字などをデータとして取り込めます。従業員が経費を申請する際の入力補助として使用できるようにすることで、経費精算における書類作成などの負担を減らして効率的に申請を行えるようになるでしょう。
申請を行いたいレシートや領収書を読み取れるため、入力を素早くできるようになる点に加えて、金額や必要項目の間違いも少なくなることが期待できます。この点から経理部門での確認後に発生する差し戻しなども減少し、経費精算業務全体がスムーズに進められるようになるといった面もあります。
RPA（Robotic Process Automation）は、事務作業などを自動化させることができるソフトウェアロボット技術です。例えば、データの入力を行う、データの転記を行う、ファイルを複製したり移動したりするといった定型業務の自動化が可能であり、人間と同じ操作をロボットに実行させることが可能です。
このRPAツールを導入して業務を自動化する際には、まずは人間がロボットに対して実行してほしい作業を指定する、といった作業を行います。この時、ドラッグ＆ドロップなど簡単な操作で自動化の設定が可能であるように、直感的な操作で自動化を設定できる点も大きなメリットです。高度なプログラミング技術等は必要ありません。
また幅広い業務の自動化が可能となっていますので、RPAはビジネスで利用する場合にも非常にもおすすめといえるツールとなっています。RPAは人間が指定した作業をその通りに実行していくため、定型作業の中で自動化できるものがあればどんどん自動化していくことが可能となります。
業務を直感的に置き換えることができる画面とシナリオ作成で、現場主体の運用をお助け。
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経費精算業務は、自動化によって大幅に業務効率がアップできる業務のひとつといえます。現在も経費精算のためにパソコンで必要事項を入力してレシートを貼り付けてハンコを押して、上長のハンコをもらって…という作業を行っているケースも多いのではないでしょうか。
また、紙での経費精算を行っている場合には、経理部門でも書類チェックや会計システムへの入力など、煩雑な作業が発生することになるため業務負担は大きく、入力ミスなどが発生する可能性も否定できません。
このように、手間と時間がかかっている経費精算業務の自動化によって業務効率を大幅にアップできると考えられますし、浮いた時間を使って他の業務に注力するといったことも可能になるでしょう。
自動化を実現するためのツールにはさまざまなものがありますが、中でも直感的に自動化が可能である・幅広い業務に対応できるといった面からRPAツールがおすすめといえるでしょう。現在経費精算業務に多くの時間が取られていると感じている企業の方は、ぜひRPAツールを導入して業務の効率化に取り組んでみてはいかがでしょうか。
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