例えば、毎日お客さまの購買データを1日複数回ダウンロードする業務があったとします。その場合、定時にデータをダウンロードする必要がありますが、その時間帯は他の作業を止めてダウンロード作業を行わなければならず、担当者の負担となることが考えられます。
また、ダウンロード対象のデータが多ければ多いほど作業にかかる時間が長くなり、その分他の仕事が後ろ倒しになってしまうなどの問題もあります。
ダウンロードするデータの種類にもよりますが、場合によっては「毎日ダウンロードを行うデータ」と「1週間に1回ダウンロードするデータ」といったように、日によってダウンロードする対象のデータの種類が異なる場合もあるでしょう。
このように、日によって対応を変える必要がある場合には作業が煩雑になることに加え、人の手で作業を行っているためにダウンロードのミスが発生する可能性もゼロではないといえます。
「RPA（Robotic Process Automation）ツール」は、PCで行われる業務を自動化できるツールです。主に定型化されている業務を自動化することを得意としており、業務を自動化すると人間の手を介する必要がなくなることから、人材不足の企業などで大いに注目されています。
RPAツールを活用することにより、ダウンロード業務の自動化にも取り組めます。例えば、下記のような流れでダウンロード作業を自動化することができます。
このような流れでダウンロード業務を自動化することにより、毎日決められた時間に該当データのダウンロードが可能となります。
RPAツールを導入した場合には、さまざまなメリットが得られます。
例えば業務を自動化することにより、作業スピードや精度が落ちることなく24時間365日稼働できる点がメリットとして挙げられます。夜間に行う作業があったとしても、その時間にロボを動かすように設定しておくことで、残業をする必要もなくなります。
また、RPAツールは設定の内容そのまま実行しますので、ミスの発生も抑えられます。人間が作業を行うと、どうしてもミスが発生する可能性がありますし、ミスが発生するとその修正にも時間をとられてしまいます。このような手間が不要となることからも、ミスが抑えられる点もRPAツールを導入する大きなメリットであるといえるでしょう。
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RPAツールをうまく活用するためには、まずは自動化する業務を明確にすることがポイントとなってきます。また、RPAの管理者が異動してしまった場合でも、業務がブラックボックス化しないようにする意味で、業務フローを明確にしておくことは大切です。フローや運用方法はマニュアル化し、共有しておくと良いでしょう。
また、RPAが対応できる範囲は決まっており、全ての業務を自動化できるわけではありません。この点から、「この部分はRPAで自動化する」「この部分は人の手で作業する」という形で、業務範囲をしっかりと判断することもポイントのひとつといえます。
さらに導入にあたり、組織のトップがRPAについて正しい知識を持ち、導入を推進していく点も重要です。組織のトップと現場の間で温度差がある場合には、なかなか現場社員の満足度向上につながらないといった面もあります。このことから、社内全体で「RPAを導入して業務を効率化しよう」という雰囲気づくりにも取り組んでいくと良いでしょう。
RPAツールは全ての業務を自動化できるわけではありません。例えば、業務を進めていく中で判断が必要となる業務は自動化できません。また、定型作業だったとしても例外が多い場合にも自動化は向いていないといえます。例外が発生するたびにRPAに組み込むことによって、その次に同じ状況になっても止まらずに作業を行えますが、頻繁に例外処理が発生するような作業だと、都度RPAに組み込んでいくのは難しいといえるでしょう。
そのほか、複雑な処理を伴う業務や、ルール変更が多く行われる業務については、RPAツールを使用した自動化には向いていません。また、自動化できる業務の前提は「PC上で行われるもの」であることから、例えば書類のスキャンが必要など、物理的な操作が入ってくる業務については、人の手での対応が必要です。
こちらのページでは、RPAツールを活用したダウンロード業務の自動化について解説してきました。日々の中でダウンロード業務がたびたび発生し、担当者の負担になっているような場合には、自動化を行うことにより作業の効率化をはじめとするさまざまなメリットが得られるといえるでしょう。
また、RPAツールは業務の自動化を行える便利なツールではありますが、導入にあたってはどの業務が自動化できるのか、という見極めをしっかりと行うことが重要です。例えばこの記事でご紹介しているように、毎日定時でのダウンロード作業が発生するような場合については自動化がおすすめといえるでしょう。ぜひ、RPAツールの導入を検討し、業務効率の向上を目指してみてはいかがでしょうか。
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