定型タスクの自動化ツール・RPAを導入できる事務作業は少なくありません。りっかりと的を絞ってツールを選び導入すれば、膨大かつ煩雑な事務作業をかなり効率化できるでしょう。また効率化以外の様々なメリットも得られます。
ここでは、事務職におけるRPAの導入事例とRPAを事務職に導入メリットについて解説していますので、参考にしてください。
企業の事務作業には、取引先からの発注書や伝票、勤務実績、各種データのコピーや変換、入力、登録など、様々な入力・登録作業があります。こうした入力・登録作業のうち、定型化されたものについては、RPAの導入により自動化することができます。必要項目のコピーやデータ入力、システムへの登録作業なども、コンピューターが自動で処理してくれるのです。
入力・登録作業の自動化により作業時間は大幅に削減され、事務作業を担当する社員の労働時間と負担も低減できます。
前項と同様に、事務作業における各種のデータ登録・照合作業も定型タスクの一種であり、RPAの導入により自動化することができます。
伝票、領収書、売上データ、アンケート結果、音声など、各種データの業務システムへの登録作業やデータ突合、書類とデータの照合処理‥などはOA事務の定番ですが、現在多くの自治体や企業など事務作業の現場においてRPA導入による自動化が進んでいます。
データ登録・照合作業におけるRPA導入により、大幅な省力化を実現できるだけでなく、ヒューマンエラーの発生も回避できるようになります。
メールやチャットなどWebの問い合わせ対応も事務作業の一つですが、RPAはこのような業務への導入も可能です。Webサイトへの問い合わせ内容の確認と管理システムへの登録、メールによる自動返信、チャットによるカスタマーサポートなど、判断が難しい案件を除いてある程度の対応は全て自動化することができます。
Webの問い合わせ対応にRPAを導入すると、24時間対応が可能になると同時に人件費を大幅に削減できます。判断が難しい場合でも、担当者へ自動的につないでくれるので安心です。
伝票や帳票、報告書など手書き書類のデータ入力作業は、企業の事務作業の中でも大変さとミスが起きやすい業務の一つです。なにしろ従来の方法では、膨大な紙媒体の内容を人間が目視で確認し、入力作業もまた一つずつ人間が行ってきたからです。
実はRPAはこの分野でも導入が進んでいます。具体的にはRPAとOCRの連携により、OCRでテキストデータを読み取ってデジタル化し、その後のシステムへの入力作業をRPAが自動で行うようプログラムを設定すれば、膨大な紙媒体のデータでも人手によらずロボットによる登録作業の自動化が実現できます。
RPA単体での紙媒体のデジタル化はできませんが、OCRとの連携によりスキャナやカメラを使用して文字を読み取りデジタル化できます。普及が進めば、従来とは比べ物にならないほどデータの取り扱いが簡単になるでしょう。
コスト削減による生産性と利益向上の観点から、企業にとって業務効率化は必須の課題です。RPAを導入すると、事前の準備として、自動化できる業務の選択と集中を行う必要があるため、結果として一連の事務作業フローが可視化され、ルーティンワークの整理・棚卸を行うことができます。RPAの導入自体が、業務プロセスを効率化するきっかけとなるのです。あるいは、作業の整理・棚卸がRPA導入の契機となる場合もあるかもしれません。
RPAの導入は人件費削減の点でもメリットがあります。会社の規模にもよりますが、事務作業の要員として5人だったところを3人へ、3人だったところを2人へといった具合に、恒常的な人件費の削減が可能です。RPAを導入する際のコストもありますが、長期的に見ればはるかに安くつきます。
加えて、RPAは24時間365日稼働が可能なので、人間と比べた場合のコストパフォーマンスの面から見ても、人件費削減に効果的です。
RPAは業務の生産性の向上にも大きく貢献します。人間が行う事務作業は効率性の追求に限界がありますが、RPAを導入すれば、プログラム内容に間違いがない限り、常に安定したパフォーマンスでミスなくスムーズな処理が可能です。そして効率性の高い事務作業は業務全体の生産性を向上させ、長期的には会社の利益向上にもつながります。RPAに任せる作業が単純なものであればあるほど、その効果は高いといえるでしょう。
RPAは、あらかじめ作業内容を指示したプログラムによって稼働するロボットシステムです。人間が行う作業と比べて処理精度が高く、プログラムやシステムに不具合が発生しない限り、どこまでも安定的に指示されたとおりの処理を続けることができます。
人間による処理は集中力の低下などでミスが起きることもしばしばですが、ロボットが行うRPAによる処理はミスを避けながら高い精度で処理を行うことが可能です。
事務職でRPAを導入する際の注意点としては、「RPAツールを導入すれば全てOK」「RPAツールを使いこなせるようになることが＝ゴール」ではないことを認識することです。RPAの導入で大切なことは、長期にわたって正常に定着して現場で使われるようになることです。よってRPAツールを選ぶ際は、機能性の高さだけでなく、導入後のコンサルティングサービスが手厚いRPAツールをお選びになることをおすすめします。
業務を直感的に置き換えることができる画面とシナリオ作成で、現場主体の運用をお助け。
RPAツールを導入して、自社のどの業務を自動化するのか？ワークフローの整理、RPA範囲の洗い出しから取り扱い講習まで基本料金内でコンサル担当がついて 、RPA導入の伴走をしてくれます。
豊富なトリガー機能と700項目に及ぶ自動化機能で全自動かつ複雑な処理にも対応可能。
買い切り型のツールのため、ライセンス費用が掛からず、1年以上の利用と考えると割安に。
基本使用料は無料で、技術サポートの相談時間に応じて金額が発生。マクロを組めるくらいのスキルがあれば、コストをかけずに利用可能。
データ入力、集積・分析、照合、メール、検索などの基本的なRPAに適した業務に対応。タスクスケジューラで半自動的に業務遂行も可能。