経理業務と一言でいっても細分化するとさまざまな作業・業務があります。それでは「経理のアウトソーシング」ではどの作業・業務を外注することができるのでしょうか。大きく3パターンがありますので、紹介していきます。
日常的に行う経理業務としては現金の出納管理をはじめ立替経費の精算、伝票の作成・整理・入力、受注や売上の整理などがあります。また、受払処理の確認や取引先の登録や信用分析なども必要になるでしょう。
経理業務は日常的に行う業務だけでなく、月に1回程度発生するルーティン業務があります。具体的には得意先からの入金確認や売掛金の回収・滞留確認、給与計算や源泉所得税の処理、請求書発行・支払業務などです。月次決算も月に1回行う必要があるでしょう。
会計期間は1年間とされていますので、年に1度は総まとめとして決算処理を行わなければいけません。年末調整や法定調書の作成、法人税・消費税の申告・納税なども年次決算業務ですので、毎年行わなければいけません。
自社のことは自社がいちばん分かっていますから、何の引き継ぎもなしに丸投げをしてしまうと思った通りの仕事をしてもらうことはできません。そのため、一般的には経理をアウトソーシングする場合にはさまざまな協議・打ち合わせを行い、どう連携するかのすり合わせを行います。
しかしコミュニケーションの不足やエラーなどでうまく連携がとれない場合、資料対応のため余分に1人準備しなければならなくなるなどかえって手間を増やしてしまう可能性があります。
自社の中でうまく経理処理を行うことができると、届いた資料やデータをすぐに処理してタイムリーに情報を把握することができるでしょう。
しかし経理をアウトソーシングするとどうしてもタイムラグが発生してしまうため、試算表の完成などが想定より遅れるリスクがあります。うまく連携できるとスムーズに流れるかもしれませんが、資料のやり取りや確認に時間がかかってしまうと経営数値をタイムリーに把握できなくなってしまいます。
経理処理にかかる業務フローは会社や事業内容によって大きく異なりますので、各クライアントに合わせた形にすることが一般的です。
アウトソーシング会社との打ち合わせがうまくできていない場合、その目的やビジネスの流れを上手く共有できず、会社にあった業務フローにならない可能性があります。
そうなるとかえって不効率になってしまったり欲しい情報が得られなかったりするリスクがありますので、注意が必要です。
経理業務をアウトソーシングする理由としてよく挙げられるものに「コストカット」があります。コスト効率化を意識しないのであれば新たに雇用をして経理担当者を配置するという選択肢がありますが、「人1人を雇うより、必要な部分だけを外注した方が効率的」という考えのもとアウトソーシングを行うはずです。
しかしうまくアウトソーシング先と連携が出来ない場合、その対応のために1人配置しなければならなくなるなどかえってコスト増に繋がる恐れがあります。
経理業務のアウトソーシングを受けるためには資格や登録が必要ないため、さまざまな業者が存在します。そのためあまりノウハウがない業者や専門的な知識に乏しいような業者を選定してしまった場合、業務そのものの品質が低下する恐れがあります。
また、法制度や税制などに関する知識は日々新しいものに変わっていきますので、常にアップデートしなければいけません。そういった情報アップデートも行っていないような業者であれば正しい経理処理が期待できなくなるでしょう。
「経理業務のアウトソース」は手段であって、目的では無いはずです。
仮に「経理業務のアウトソース」そのものが目的であるならばどのような業者でも問題ないかもしれませんが、「コストカット」「経理業務品質の向上」などその先に目的がある場合、その目的に即した業務を提供してくれるであろう業者選びを行うはずです。
見積もり段階でその意図・目的を伝えることも大切ですので、まずは自社としての目的を明確にしておきましょう。
丸投げすると人手はかからなくなりますが、希望する品質水準からは離れてしまうでしょう。
一方で自社担当者をしっかりあてることができれば品質は上がるかもしれませんが、自社側の人手がかかると不効率です。アウトソース先とうまく連携を取れるとちょうどいい工数でちょうどいい品質に近づけられるでしょうから、不採算にならない程度で密にコミュニケーションを取ることがおすすめです。
シンプルに検索で上位にヒットした先を選ぶなどといったように、業者選定を適当にしてしまうと望み通りの業務提供が受けられないかもしれません。
一方で目的が明確になっていれば、その目的に即した業者選びを意識するでしょう。
選ぶためのポイントとしてはサポートが充実しているか・実績や経験が豊富か・口コミはよいかなどさまざまなものがあります。いろいろな視点・角度から業者選びを検討することで、自社のニーズにあった業者を選べる可能性が高くなります。
近年、DX化の推進やAI開発などによりIT技術はめまぐるしく発展しています。そのため外部業者にアウトソーシングするほか、優れた機能を持つソリューションを導入するという選択肢もあります。
中でもRPAツールを利用すると、経理以外の業務も含めて自動化することでき、省人化・省力化に繋がることが期待できます。自社の目的やリソースの状況、ニーズに合った業者が見つかるかどうかを踏まえて意思決定を行うようにしましょう。
企業経営を続けていく上においてはさまざまな課題があり、その課題を解決しながら収益性を高めていくことが企業価値の向上に繋がります。
課題解決のためには社内でのリソースを適正化するほか、外部の力に頼る、つまりアウトソーシングするという手段があります。
しかしこのアウトソースを「手段」ではなく「目的」としてしまうと、アウトソースしたあと期待した結果に結びつかない恐れがありますので注意が必要です。
また、発生する課題を解決するための他の方法としてソリューションを導入するという選択肢もあります。システムなどのソリューションは一つの業務を目的として単体で導入するよりも複数の業務に対応できるものを導入する方がより効率的・効果的に運用することが可能です。
このサイトでは経理業務の効率化も実現することができるRPAツールを複数紹介しています。ぜひ各ページをチェックして頂き、比較・検討しながら参考にしてみてください。
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