受発注業務は「受注業務」と「発注業務」に分かれますが、それぞれの業務は煩雑であり、多くの人手を必要とします。さらに、手作業で行う場合にはミスが発生しやすい点も課題となります。中には電話やFAXで受発注を行っているところもありますが、特に人手による作業が多くなることから人的ミスの発生リスクが高いといえます。
受発注業務を手作業で行っている場合、業務効率が高いとはいえず、作業者ひとりひとりに大きな負担がかかることにもつながります。そこで効率の良い作業を実現する方法として、RPAによる自動化が挙げられます。
RPA（Robotic Process Automation）は、ロボットにより作業の自動化を行うための仕組みです。繰り返し行う作業を自動化することにより、これまで人間が行ってきた作業を効率化し、作業者の負担軽減に繋げられます。
RPAツールと受発注システムを活用することにより、例えば商品情報の自動連携が行えるようになります。自動連携が行えると、商品価格が変更になった時や在庫数が変動した時、新しい商品が追加された時など、商品情報が変更された場合でも手動で連携する必要がなくなります。そのため、注文が入ったものの実は在庫切れになっていた・新商品がなかなか反映されないという状況がなくなります。
また、会計ソフトや販売ソフトなど他のツールとの自動連携も可能になりますし、毎月請求書を受発注システムで自動作成を行ってメールで送付するなど、受発注業務に関連する定型作業の自動化も可能となります。
受発注業務の自動化により、社内の生産性向上や人的ミスの削減、業務の属人化を防げるなどのメリットがあります。そのほか、アナログな運用を続けている場合には、「受発注データ」や「商品データ」「取引先データ」がさまざまな場所に散らばってしまいがちですが、自動化によって各データを一元管理しやすくなるメリットがあります。この点から、スムーズな業務管理や連携につながることが期待できます。
自動化を行う場合には、事前に「自動化に向いている業務」と「向いていない業務」の切り分けを行うことが大切です。「同じ作業を繰り返す作業」はRPAツールでの自動化に向いているといえますので、まずはどの業務を自動化するかをしっかりと検討する事がRPAツールをうまく活用するコツといえます。
個別ルールが多い非定型な作業については、RPAツールの自動化が難しいといえます。ルールや作業の手順が設定されていない、個別判断が必要な業務、手順が変更されることが多い業務などは、RPAツールでの自動化に向いていません。ルールにない状況が発生すると、処理が行えなくなってしまうため注意が必要です。
こちらの記事では、RPAツールを使った受発注業務の自動化について紹介してきました。受発注業務を手作業で行った場合は作業者に大きな負担がかかる上、ミスが発生するリスクもあります。RPAツールを使用することにより、大幅な作業の効率化が期待でき、作業者の負担軽減にもつながると考えられますので、ぜひツールの導入を検討してみてください。
業務を直感的に置き換えることができる画面とシナリオ作成で、現場主体の運用をお助け。
RPAツールを導入して、自社のどの業務を自動化するのか？ワークフローの整理、RPA範囲の洗い出しから取り扱い講習まで基本料金内でコンサル担当がついて 、RPA導入の伴走をしてくれます。
豊富なトリガー機能と700項目に及ぶ自動化機能で全自動かつ複雑な処理にも対応可能。
買い切り型のツールのため、ライセンス費用が掛からず、1年以上の利用と考えると割安に。
基本使用料は無料で、技術サポートの相談時間に応じて金額が発生。マクロを組めるくらいのスキルがあれば、コストをかけずに利用可能。
データ入力、集積・分析、照合、メール、検索などの基本的なRPAに適した業務に対応。タスクスケジューラで半自動的に業務遂行も可能。