業務効率化を図るためにはマニュアルを整備することも大切です。マニュアルを活用することで、従業員の業務を統一させ、レベルを高めることにも役立つでしょう。このページでは業務効率化のマニュアル作成について紹介します。
企業において様々なマニュアルが作られるでしょう。業務マニュアル・危機管理マニュアル・取り扱いマニュアルなどがあり、それぞれに重要な役割があります。マニュアルには必要な情報が記載されており、誰もがマニュアルを見れば、正しい業務遂行が可能です。
業務を効率化させるためには、どんなマニュアルでも良いというわけではありません。分かりやすく、かつ使いやすい状態のマニュアルが一番重要です。マニュアルとは問題が発生したときや情報を知っておきたいときに活用されるため、業務を把握していない方でも分かるような内容で記載しましょう。マニュアルを読んでも問題が解決できない、使いにくいなどがあれば、結局活用されないマニュアルになってしまい、無駄になることも。そのため活用したい!と思えるようなマニュアルを作成するようにしましょう。
マニュアルを作成するのであれば、多くの方が利用したいと思えるようなマニュアルにすることが大切です。具体的にマニュアルを作成する際のポイントを紹介します。
上記のような5W1Hはビジネスシーンで意識しなければならないポイントです。マニュアルでも5W1Hを意識して作成することで、伝えたい内容を正確に伝えやすい文章に仕上がるでしょう。しっかりと明確に主旨伝わる絶え、マニュアルも活用されやすくなります。
マニュアルは必ずしもベテランだけが見るものではありません。新人からベテランまで全ての従業員が分かりやすい内容で書かれておくことが重要です。難しい言葉を使わない・専門用語を多用しない・項番を入れる・手順がパッとわかるなどを意識すれば、誰にとっても分かりやすいマニュアルに仕上がるでしょう。
文章だけが書かれてあるマニュアルよりも、イラストや図などがプラスされているマニュアルの方が見やすくなります。視覚的な分かりやすさも追及することで、より効果の高いマニュアルになるでしょう。
マニュアルは新しい情報をスグに書き加える、気軽に利用しやすくするなどのポイントも押さえておく必要があります。そのためマニュアルのツール自体が使い勝手のいいものでなければなりません。従業員が使いにくい、検索に手間・時間がかかるようなマニュアルであれば利用されにくくなります。内容や機能だけを重視するのではなく、マニュアルの使いやすさも考えたマニュアルを作成することで活用されやすくなるでしょう。
業務の効率化を図るためにRPAツールを活用するのもアリです。RPAツールを活用することでミスも起こりにくくなり、業務の見直しもしやすくなるでしょう。業務効率化を考える際には、ぜひRPAツールも検討してみてください。
業務を直感的に置き換えることができる画面とシナリオ作成で、現場主体の運用をお助け。
RPAツールを導入して、自社のどの業務を自動化するのか?ワークフローの整理、RPA範囲の洗い出しから取り扱い講習まで基本料金内でコンサル担当がついて 、RPA導入の伴走をしてくれます。
豊富なトリガー機能と700項目に及ぶ自動化機能で全自動かつ複雑な処理にも対応可能。
買い切り型のツールのため、ライセンス費用が掛からず、1年以上の利用と考えると割安に。
基本使用料は無料で、技術サポートの相談時間に応じて金額が発生。マクロを組めるくらいのスキルがあれば、コストをかけずに利用可能。
データ入力、集積・分析、照合、メール、検索などの基本的なRPAに適した業務に対応。タスクスケジューラで半自動的に業務遂行も可能。