医療機関の事務作業で大きな比重を占めているのがレセプトの作成です。専門の職員が作成しているにもかかわらず、レセプトでは、受給者番号の誤りや助成対象外の診療など様々なエラーが発生してしまいます。
間違いの原因のほとんどが、作業者の入力ミスです。膨大なデータの入力を人が行えば、どうしてもヒューマンエラーが発生してしまいます。
ヒューマンエラーが発生するけれど、間違いがあってはいけないのがレセプトです。
そのため、レセプトはチェック業務は必須です。そのエラーチェック業務に膨大な時間がかかっています。たとえば、受給者番号のチェックには、リストとの照合作業が必要です。間違いがあれば修正作業も発生します。
データ入力業務は、手作業ではなく自動化したい業務の筆頭とも言えます。そんなデータ入力業務の自動化を検討する際は、先に確認しておくべきことがあります。そのひとつが業務フローです。
データ入力業務は、業務フローが確立されていることが多いでしょう。そのフローを改めて洗い出してみてください。業務に慣れていると、疑問にも思わず無駄な作業を行っていることがあります。行っている作業の一つひとつを洗い出すことで、無駄を発見できます。
業務マニュアルが作成されていない場合は、マニュアルを作成してみましょう。マニュアルを作成してみることで発見できることも少なくありません。チェック業務の重複や他部署との連携のタイミングなど、業務の流れが最適化されているか確認してください。
マニュアルが整備されている場合は、内容の見直しを行います。古いマニュアルは、実際の運用と異なる内容が記載されていることや作業者の判断にゆだねられていることも少なくありません。無駄な業務は削除し、シンプルな業務マニュアルにしましょう。
業務フローやマニュアルが整ったら、自動化できる業務がないか確認します。入力業務の場合、入力そのものを自動化できる可能性が高いです。その場合、データをどのように取得すれば自動化できるのかを検討する必要があります。
ミスを防止するためのチェック業務や入力後のデータの送信、共有など各工程において自動化できる業務を探し出しましょう。また、自動化が実現した後の業務をイメージすることも大切です。いままで入力作業に割いていたリソースをどこに活用するかというところまで検討しておくと良いでしょう。
Excelではマクロという機能を使うことで業務の一部を自動化できます。マクロは、複数の操作をワンクリックでまとめて呼び出す機能です。
Excelはコストをかけずに使えるため、コストを重視する企業で多く活用されています。しかし、リアルタイムで複数人での作業が難しいツールです。複数人で作業していて、思いがけない箇所で保存され、データが消えてしまうというトラブルを経験したことがある人は多いのではないでしょうか。
入力程度は使える人が多いですが、高度な機能になると使える人が少なくなります。高度な機能を使用したExcelでは作業の属人化を招きやすいこともデメリットです。
OCRは、手書き文字や印字された文字をスキャナーで読み取り、読み取った内容をデジタル化するシステムです。FAXなどの紙に書かれた内容を読み取って、パソコンに取り込み、データ化するといった使い方が想定されます。
AIを活用すれば、読み取り精度の向上も期待できますが、現時点で100%の精度は不可能です。そのため、OCRを導入する場合でも、目視確認の工程を完全に省くことはできません。しかし手書きや印刷された文字の入力作業を人が行ってダブルチェックするよりは、ミスが減り、大幅に効率化することが可能です。レセプトチェック業務の効率化も期待できます。
RPAツールは、様々な事務業務をシステム内のロボットが代行するシステムです。人がミスをしやすい定型業務の代行を得意としています。レセプト業務には特に向いているツールです。ロボットといっても人型のロボットが作業するわけではありません。システム内の仕組みのことです。
一度組んだ事務業務は、正確に実行が期待できます。疲労を感じることなく、作業を続けられるため、繁忙期の活用にもメリットが大きいです。
レセプトはもちろん、幅広い業務を自動化できるため、ビジネスでの利用におすすめです。使う側にプログラミングなどの知識は必要ありません。直感的に使えて扱いやすいのも、導入しやすさのポイントです。
現在、医療分野では、AIを活用した業務効率化の検証が行われています。まだAIですべての業務を自動化するには至っていませんが、将来的にはより多くの業務の自動化を目指しているのがRPAツールです。
業務を直感的に置き換えることができる画面とシナリオ作成で、現場主体の運用をお助け。
RPAツールを導入して、自社のどの業務を自動化するのか?ワークフローの整理、RPA範囲の洗い出しから取り扱い講習まで基本料金内でコンサル担当がついて 、RPA導入の伴走をしてくれます。
豊富なトリガー機能と700項目に及ぶ自動化機能で全自動かつ複雑な処理にも対応可能。
買い切り型のツールのため、ライセンス費用が掛からず、1年以上の利用と考えると割安に。
基本使用料は無料で、技術サポートの相談時間に応じて金額が発生。マクロを組めるくらいのスキルがあれば、コストをかけずに利用可能。
データ入力、集積・分析、照合、メール、検索などの基本的なRPAに適した業務に対応。タスクスケジューラで半自動的に業務遂行も可能。
カルテや問診表など紙媒体での記録を電子データとして取り込めます。既存のカルテを電子データに取り込む際は、「カルテのスキャン」と「スキャンした情報の登録」が必要です。RPAでは、このうち「スキャンした情報の登録」を自動化できます。
基本的なバイタル測定や検査データの取得、それらの電子カルテへの入力などの作業がRPAで自動化可能です。血圧測定の結果など、基本的なデータの取得とその記録を自動化できるので、職員の作業量は大幅に削減できます。
入院期間の管理や管理者への報告といった定型業務がRPAで自動化できます。ベッドの使用状況をRPAが管理するため、入院期間の変更の見落としなどのヒューマンエラーが起こりません。病床の割り当てをより効率的に行えます。
予約情報をリアルタイムでスケジュールに転記し、正確な診療予約管理を実現します。忙しい時間帯でもRPAが予約を管理することで、急な変更・キャンセルが即時反映されます。Webからの予約はRPAに任せ、電話予約をシステムに手入力するという使い方がシンプルです。
レセプトチェックは、医療機関の事務業務の大きな比重を占めています。手作業で入力すれば多くのミスが発生し、何度もチェックを行わなければいけません。提出する側、受け取る側の双方でチェック業務に膨大な時間が使われています。
レセプト業務を効率化してミスを減らす方法には、OCRとRPAがあります。
OCRはスキャンして読み取った内容をデジタル化するシステムです。手書きや印刷された文字をスキャンすることで、自動的にデータを取り込んでくれます。基本的に入力作業は不要になりますが、読み取りが必ずしも正確ではないことがあるため、チェック業務は発生します。
RPAを導入すると、レセプトチェックで行うリストとの照合をRPAのプログラムが実行するといった自動化が可能です。
カルテや問診表の取り込みや検査結果の入力、病床管理、予約管理など、様々な業務にも活用できます。AI技術で活用の幅も広がっており、これからの医療機関の事務業務効率化におすすめしたいツールです。
業務を直感的に置き換えることができる画面とシナリオ作成で、現場主体の運用をお助け。
RPAツールを導入して、自社のどの業務を自動化するのか?ワークフローの整理、RPA範囲の洗い出しから取り扱い講習まで基本料金内でコンサル担当がついて 、RPA導入の伴走をしてくれます。
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