人材を十分に確保するのが難しい現状のため、企業にとって業務効率化は重大な課題になっています。このページでは業務効率化を図るメリットや流れについて紹介するので、今抱えている業務を見直してみましょう。
業務の無駄・ムラを取り除き効率を図ることで、作業を要する時間を大幅に省略できます。作業時間が短縮できれば残業時間を減らすことができ、人件費削減にも繋がります。また残業時間が短縮できれば、従業員にとっても働きやすい環境となり、身体的・精神的な負担軽減になるでしょう。
業務の効率化を図れば、本来の業務に時間を割くことができるでしょう。そのため。これまでは取り組めなかった課題にもチャレンジでき、ビジネスを一歩成長させることも。生産性がアップすれば、企業としての利益も増大し、ビジネスの幅も広がるでしょう。
無駄な業務を省けば、働きやすい環境に整えることができるでしょう。従業員の満足度向上や社員の離職率低下が図られ、従業員全体のモチベーションアップにつながります。人材不足に陥りやすい現代においては、従業員が働きやすいと思える環境に整えるのは企業全体のメリットと言えるでしょう。
業務の効率化を図りたいと考えていても、どこから始めれば良いのか分からないことも。そこで業務効率化を図るための流れを紹介します。
まずは現状を把握していなければ、業務を見直すこともできません。担当部署の担当者や業務にかかる過程、発生の頻度、必要となるスキルなどをまとめ、ひとつひとつを整理していきましょう。
業務内容を把握すれば、企業が抱える課題を考えます。たとえば従業員同士で重複している業務がある、似たような作業が繰り返し行われているなどの無駄を探し出すのです。また担当者以外では行えない業務などがないかもチェックしましょう。ほかにも必要な業務であっても、時間がかかりすぎていないかなども確認します。
改善する課題を導き出せば、次は業務効率化について検討していきます。まずはコストをかけることなく改善すべきものから取り組みましょう。作業工程を見直す、作業の順番を変更するだけでも、大幅に業務を効率化できることも。業務に携わるスタッフ全員に手順などを伝えられるように、ゆとりをもって変更するタイミングを計画してください。あまりにも急ぎすぎると、スタッフが手順を統一できずに、トラブルが起こりやすいので注意しましょう。
事前に立てた計画に従って、業務改善に取り組みます。
業務改善策を実際に取り組んだ後で、どれほどの効果が得られたのかチェックしましょう。PDCAを回すことで、さらなる業務効率化を図れます。
業務効率化にマニュアル作成・整備は欠かせません。業務歴に関係なく作業レベルの向上を図るためにも、分かりやすく・使いやすいマニュアル作成が望ましいです。マニュアル整備についてまとめました。
最近では世の中にさまざまな代行業があり、会社経営において必要不可欠な経理業務のアウトソーシングを行うことも可能です。ここではその失敗例や回避方法について解説します
業務を直感的に置き換えることができる画面とシナリオ作成で、現場主体の運用をお助け。
RPAツールを導入して、自社のどの業務を自動化するのか？ワークフローの整理、RPA範囲の洗い出しから取り扱い講習まで基本料金内でコンサル担当がついて 、RPA導入の伴走をしてくれます。
豊富なトリガー機能と700項目に及ぶ自動化機能で全自動かつ複雑な処理にも対応可能。
買い切り型のツールのため、ライセンス費用が掛からず、1年以上の利用と考えると割安に。
基本使用料は無料で、技術サポートの相談時間に応じて金額が発生。マクロを組めるくらいのスキルがあれば、コストをかけずに利用可能。
データ入力、集積・分析、照合、メール、検索などの基本的なRPAに適した業務に対応。タスクスケジューラで半自動的に業務遂行も可能。