請求書の受け取り方法には、紙の郵送、電子メール、専用のWebサービスなど、多様な形式があります。
取引先ごとに異なる形式で送付されるため、請求書の受領方法が統一できず、担当者はそれぞれに対応する必要があります。また、紙の請求書の場合、開封・整理に加えて、スキャン作業が必要となり、業務が煩雑化する要因となっています。
このような非効率な作業は、時間的な負担を増やし、業務全体の効率を低下させる原因となっています。
請求書の申請から承認までのプロセスには、紙の書類を使用したハンコ押しが一般的であり、承認者が不在の場合には業務が停滞するという課題があります。
このような手作業による承認フローでは、進捗が可視化されないため、どこで処理が止まっているのか把握しにくく、全体の効率が低下します。
さらに、承認の遅れは、経理部門が会計システムへの入力作業や支払い処理に遅延をもたらすリスクもあります。
請求書のデータ入力は、手作業で行うことが多く、その過程でヒューマンエラーが発生するリスクがあります。
また、会計システムと連携するためには、エクセルなどを使って仕訳データを整形し、システムにインポートする必要があり、フォーマットの違いによるエラーが生じることも少なくありません。
このように、手動入力やデータ整形の手間がかかるため、業務効率が大きく低下し、ミスが発生する原因となっています。
請求書のデータ保存においては、紙と電子データの二重管理が非効率な点が大きな課題です。
紙の請求書は長期間の保管が義務付けられており、保管スペースやコストの負担が増大します。
また、紙の請求書は検索や参照が困難で、業務の遅延につながることもあります。
請求書処理業務は毎月発生する業務であり、多くの時間を取られているといったケースもあるのではないでしょうか。そこで自動化を行うことにより、まず「業務の負担軽減」が行える点に加えて、「人的ミスの削減」といったメリットが得られると考えられます。また、請求書処理業務にかかっていた時間を他の業務に回せるため、業務全体の効率化に繋げられるといった点も期待できるます。
さらに、請求書処理の自動化によって、請求書のデジタル化を行うことも可能になります。デジタル化が進めば、コスト削減にも繋がりますし、インターネットがつながっている環境であればどこでも請求書の処理が可能となることから、テレワークを推進できるといったメリットも得られます。
自動化に取り組むにあたっては、現状の作業工程の洗い出しを行うことによって、どの部分を自動化できるかを検討することが大切です。作業の中には、自動化により大幅に効率がアップするものと、人の手で行わなければならない部分があります。
どの作業を自動化するか決めるにあたり、まずは請求書の処理業務を行うにあたってどのような作業が発生しているのかを細かく見ていくことにより、効果的に自動化を行えるでしょう。
一連の請求書処理業務の中には現在のままでは非効率なものがあったり、人的なミスが頻発しているといった部分がある可能性もあります。例えば計算ミスが発生している、請求書の発行枚数が多いため郵送に時間がかかっているといったような形で、課題を抽出し、自動化によって解決ができないかを検討すると良いでしょう。
例えば計算ミスが発生しているのであれば、その部分を自動化すればミスが発生するのを防止できますし、郵送に時間がかかっているのであればシステムからのメールによる発送に切り替えるといった方法が考えられます。
請求書処理業務の中で、現在何かしらのサービスやシステムを使っているというケースもあるでしょう。業務の自動化を行うにあたっては、現在使用しているシステムやサービスとの連携についても考慮する必要が出てくる可能性もありますので、どのようなサービスやシステムを使用しているのか、という点もあらかじめ確認しておくことが大切です。
現在使用しているシステムやサービスを無視した形で自動化を行った場合には、逆に効率が悪くなる可能性もありますので、現場の担当者によく確認しながら進めることがポイントといえるでしょう。
請求書の電子化を行う場合には、自動化に関連する法律や制度についても押さえておく必要があります。例えば電子帳簿保存法やe-文書法、インボイス制度などが挙げられます。このように、関連する法律についても確認しておき、必要とされる要件を満たしながら請求書処理の自動化に取り組んでいきましょう。
請求業務のメインとなってくる請求書の作成を自動化できます。例えば取引データはエクセルでまとめておき、そこからデータを取り出して請求書を作成するといったことも可能になります。
完成した請求書の確認作業はやはり必要とはなるものの、請求書の作成作業自体については取引データから請求書に転記するといった作業をしなくても済むようになるため、業務負担の軽減とともに請求書作成ミスのリスクも低減できます。
また、作成した請求書はPDF化して保存するといったことも可能です。
これまで請求書をメールで1件1件送っていたケースもあるかもしれません。少ない件数であればそれほど時間はかかりませんが、膨大な件数になった場合には送信だけでも時間がかかりますし、添付間違いや送り先の間違いなど、人的なミスが発生する可能性も否定できません。
請求書処理業務の自動化の一環として、メールで請求書を送信することも可能になります。このことにより、メール送信や確認作業にかけていた時間を大幅に削減できるといったメリットが得られるでしょう。
請求書の作成や送信だけではなく、請求書の受領や照合作業についても自動化を行えます。請求書を受領した際には、受領した請求書をデータ化する、内容を照合するといった作業のほか、請求内容を会計ソフトに入力するといった作業も発生しますが、このような作業も自動化することが可能となっています。
請求書処理を自動化する方法として、まずExcelのマクロを活用する方法が考えられます。この場合、あらかじめ用意されたデータをもとにして事務的に作業を進めていけるため、1件1件請求書を作成する場合とは異なり記載ミスを減らすことが可能となります。このように、業務の効率化とともに作業の精度も高められるといったメリットも得られます。
また、Excelは多くの企業で使用していることから、改めて導入費用をかけずに行える点もメリットのひとつといえるでしょう。
できる限りコスト抑えながら請求書の作成業務を自動化したいと考えている場合には、まず検討したい方法といえます。
ただしExcelのマクロを活用するにはVBAというプログラム言語の知識が必要であること、また処理が膨大だと時間がかかるといったデメリットもあります。
請求管理システムとは、請求書の作成や見積書の作成に加えて、印刷や送付といった経理業務について自動化や効率化を行えるシステムです。
システムの導入時に取引先の情報などを入力する必要はありますが、それ以降は登録されている情報を活用しながら書類の作成などを自動化することが可能となるため、業務負担の軽減や効率化、また入力ミスの低減などの効果が期待できます。
現在はさまざまな請求管理システムが各社から提供されていますので、もし請求管理システムを導入する場合には何種類かを比較してみて、自社に合ったソフトを選ぶことが大切です。
RPAとは「Robotics Process Automation」の略であり、ロボットを活用した業務プロセスの自動化を意味しています。このRPAの活用によって請求書の作成にあたっての定型処理を自動化することが可能となります。
現在行っている業務をRPAで自動化する場合には、請求書作成業務のどの部分を自動化できるのかといった点をあらかじめ把握しておくことが大切です。例えば、会計システムからデータを取得する、請求書を作成する、印刷といった部分まで自動的に行い、その後の内容の確認と押印と郵送作業は人の手で行うといった形にすることにより、請求書作成業務に必要な業務を大幅に効率化可能です。
またRPAを活用する場合は、ロボットが行う作業を指示することが必要となります。その場合にもプログラミングの知識などは必要なく、直感的に作業指示を行える点もRPAの強みといえるでしょう。このように、請求書作成業務を含む幅広い業務の自動化を行えるため、RPAはビジネスで利用する場合におすすめのツールであるといえるでしょう。
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こちらのページでは、請求書処理の自動化について解説してきました。請求書処理は毎月発生する業務であることから、定型業務の自動化によって大幅に負担軽減が期待できる業務のひとつといえます。
また、自動化により人的なミスが発生するリスクも低減でき、担当者の心理的な負担軽減も図れるといえるでしょう。
請求書処理業務を自動化する上では、こちらの記事でご紹介してきたようにさまざまな方法が考えられます。その中でもRPAは請求書処理業務をはじめとするさまざまな業務の自動化に活用できるツールであることから、ぜひ導入を検討しておきたいツールであるといえます。実際に導入する場合にも、難しいプログラミングのスキルなどは不要となっており、直感的に自動化を行える点は大きなメリットといえるでしょう。
請求書処理の業務が負担になっている、効率化できる方法を探しているといった場合には、ぜひRPAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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